1. Der vorliegende Sachstandsbericht wird zur Kenntnis genommen.

2. Die Verwaltung wird beauftragt, auf Grundlage des in Anlage 1 skizzierten dargestellten Leistungsbildes die entsprechende Ausschreibung vorzunehmen.

3. Dem Deckungsvorschlag wird zugestimmt.

 

 

Sachverhalt mit der Stellungnahme der Verwaltung

Die Stadt Leonberg betreibt derzeit eine Micro Focus GroupWise 2018 Infrastruktur als E-Mailsystem. Diese Infrastruktur wird von ca. 700 Benutzern verwendet und enthält, verteilt auf 3 Postoffices, ca. 300 GB an aktivem Datenvolumen und ca. 550 GB an passivem Datenvolumem (Archive).

Mit der zunehmenden Verbreitung des Internets Ende der 90er Jahre und somit auch der Kommunikation über E-Mails setzte auch die Stadt Leonberg auf diese Form der digitalen Kommunikation. Man entschied sich damals für das etablierte Produkt Novell GroupWise, weil dies ohne weitere Zusatzkosten sofort in Betrieb genommen werden konnte. Seit der Inbetriebnahme wird das System ständig auf dem aktuellstem Stand gehalten und bietet einen, für Mailprogramme, üblichen Funktionsumfang.

Aktuell ist das Produkt Micro Focus GroupWise fast völlig vom Markt verschwunden. Eine Integration in angrenzende Systeme (wie beispielsweise Telefonie, Fachverfahren etc.) ist teilweise problematisch oder ausgeschlossen. Parallel dazu ist es im Kontext des Fachkräftemangels kaum möglich, Nachwuchskräfte für den Betrieb von Micro Focus GroupWise zu finden.

Daher ist eine Umstellung auf Microsoft Exchange und der damit zusammenhängenden Microsoft Office Softwarefamilie – insbesondere Outlook - geplant.

Als Grundlage für die Ausschreibung wurde ein entsprechender Leistungskatalog für die Migration erstellt. Die Maßnahme umfasst folgende wesentliche Leistungen (Auswahl):

• Dienstleistungen zum Aufbau der neuen Infrastruktur und Durchführung der Datenmigration
• Microsoft Software-Lizenzen
• Migrationstool
• Anwenderschulungen der Verwaltungsmitarbeiter

Bei der Veranschlagung der Mittel für das Haushaltsjahr 2019 wurde versehentlich die Mwst. nicht berücksichtigt. Deshalb werden die Mittel in 2019 nach dem jetzigen Kenntnisstand nicht ausreichen. Der Fehlbetrag kann aber aus dem Querbudget Personal gedeckt werden.

Sämtliche bei der Stadt Leonberg eingesetzten Micro Focus Produkte sind in der Open Workgroup Suite (OWS) lizenziert. Darin enthalten sind neben GroupWise auch essentielle Dienste für den Systembetrieb wie Datei-, Druck- und Authentifizierungsdienste, eine Filesharing-Plattform, sowie unsere Softwareverteilung. Die jährlichen Wartungskosten für diese Suite sind ca. 56.300€ inkl. Mwst. Die Auflösung (Debundeling) der Suite kommt teurer, als die Suite beizubehalten. Daher wird empfohlen die Suite beizubehalten. Mittelfristiges Ziel ist es aber, die Suite durch Microsoft-Produkte abzulösen und die Kosten dafür einzusparen.
 

Weiteres Vorgehen

Folgender Zeitplan ist vorgesehen:

• Erstellung der Ausschreibungsunterlagen bis Ende Juli 2019
• Veröffentlichung und Angebotsphase August bis Mitte September 2019
• Angebotswertung bis Mitte Oktober 2019
• Vergabe der Leistungen am 14.11.2019 (VA) und 19.11.2019 (GR)
• Umsetzungsphase laut Grobkonzept ca. 1 Jahr  - 1 ½ Jahre ab Auftragserteilung

Die Maßnahme soll noch im Jahr 2019 begonnen werden und bis ca. Ende Dezember 2020 umgesetzt und weitgehend abgerechnet sein.

 

JA	x
NEIN

 

Kontierung	Jahr	verfügbares Budget	Finanzbedarf	Bemerkung
11200010 42710000 Migrationsprojekt GroupWise - Exchange/Outlook	2019	200.000	346.509	Deckungsvorschlag: Wird gedeckt durch geringere Aufwendungen im Querbudget Personal
	2020	230.000	161.721
Summe		430.000	508.230
jährliche Folgekosten ab 2023:			ca. 42.000