1.      Dem Stellenplan 2018 mit den voraussichtlichen Personalkosten wird zugestimmt.
 

2.      Die Stellenübersichten (Teile A bis D) werden Bestandteil des Haushaltsplanes 2018.
 

3.      Der dargestellten Aufhebung einer Befristung wird zugestimmt.
 

4.      Die Arbeitsmarktzulage für das Fachpersonal des Bäderbetriebes wird bis 2021
gewährt.
Die vorhandenen Saisonstellen werden ganzjährig unbefristet besetzt.
 

5.      Vom Namensverzeichnis Stand 31. Juli 2017 wird Kenntnis genommen
 

6.      Vom Personalstandsbericht entsprechend des Chancengleichheitsgesetzes in der Vorlage 236/2017 wird Kenntnis genommen.
 

 

 

Zusammenfassung des Sachverhalts

 

Die Vorlage ergänzt die Erläuterungen der Vorlage 236/2017 und nimmt Stellung zu den Anträgen zum Haushaltsplan.

Im Kultur- und Sozialausschuss am 15. November 2017, im Planungsausschuss am 16. November 2017 und im Finanz- und Verwaltungsausschuss am 16. November 2017 wurden die einzelnen Stellenbedarfe erläutert. Aus den Gremien wurden ergänzende Angaben gewünscht, die hiermit vorgelegt werden.

Zu den bislang gestellten Anträgen wird Stellung genommen.
 

Entwicklung der Personalkosten:

2015 Rechnungsergebnis                   31.130.383,85 Euro
2016 Rechnungsergebnis                   33.204.646,97 Euro
2017 Plan                                            35.251.793,- Euro gekürzt durch GR auf 34.251.793,-

2018 Plan                                            37.272.755,- Euro

 

Bei der Ermittlung der Gesamtpersonalkosten wurden wie in der Haushaltslesung am 18. Oktober 2017 erläutert Korrekturen vorgenommen.

Bei Kostenstelle 11200000 erfolgt eine Reduzierung um 31.000 Euro.

Bei Kostenstelle 52100000 erfolgt eine Reduzierung um 58.500 Euro.
 

Wie in der Gemeinderatssitzung am 5. Dezember 2017 von Herrn Oberbürgermeister Kaufmann bereits angekündigt, muss der Ansatz des Versorgungsbeitrages für Pensionäre bei Kostenstelle 11210000 um 350.000 Euro erhöht werden.

 

Hieraus ergibt sich eine Veränderung des Planansatzes von 37.012.255,- auf 37.272.755,- Euro.

 

Veränderungen im Stellenplan 2018

 

Die Fachbereiche haben für den Stellenplan 2018 folgende Stellen beantragt:

 

Hauptamt –Organisation und EDV, Teilhaushalt 01; Kostenstelle 11200000  

 

Wegfall der Befristung

 

Zur Einführung des Dokumentmanagements (DMS) wurde für die voraussichtliche Projektdauer von 4 Jahren befristet eine Stelle bis 2019 geschaffen. Es konnte ein sehr kompetenter Mitarbeiter gewonnen werden, der bereits von seiner bisherigen Tätigkeit her Erfahrungen im Bereich Projektmanagement, Prozessmanagement, Einführung von neuen IT-Program-men sowie der Modellierung von Prozessen hat. Es war ein Glücksfall, einen Mitarbeiter zu gewinnen, der diese Qualifikationen und praktische Erfahrung bereits mitbrachte. Es lagen keine anderen Bewerbungen vor, die annähernd geeignet gewesen wären.

 

Der Stelleninhaber leitet die Einführung von enaio als Dokumentenmanagementsystem federführend. Er führt auch die DMS-Schulungen der Mitarbeiter selbst durch, verhandelt mit KIRU als Dienstleister sowie Optimal Systems als Hersteller. Ebenso bringt er die noch anstehenden Themen E-Akte, Scannen und Posteingangsscannen voran.

 

Es zeichnet sich ab, dass die Einführung eines DMS deutlich komplexer und aufwändiger ist, als ursprünglich angenommen. Für viele Ämter müssen Speziallösungen auf deren Ablaufprozesse zugeschnitten und angepasst werden - oder die bisherigen Prozesse hinterfragt und angepasst werden.

 

Auf Erfahrungen und Lösungsansätze anderer Kommunen oder Landkreise kann nicht zurückgegriffen werden, denn es bestehen sehr unterschiedliche Organisationsstrukturen und Abläufe. Insbesondere der zentrale Posteingang und das Posteingangsscannen stellt eine der größten Herausforderungen im Projekt dar. Dieser Schritt ist elementar wichtig, um die Realisierung von vollständigen elektronischen Akten umzusetzen. Es gibt leider keine Musterlösung, die einfach übernommen werden könnte. Leonberg muss praktikable Lösungen selbst entwickeln und kann deshalb nur Schritt für Schritt umstellen.

 

Auch nach der Einführung von enaio wird ein personeller Aufwand für das DMS bleiben. Neben der laufenden Benutzerverwaltung und Aktualisierung des Aktenplans muss kontinuierlich am System gearbeitet und an Veränderungen angepasst werden. Der Personalwechsel im Haus ist so hoch, dass fast monatlich neue Mitarbeiter für enaio geschult werden müssen. Die Kosten für externe Dozenten in Höhe von ca. 1.000 Euro pro Schulungstag werden durch den Einsatz des Stelleninhabers eingespart. Außerdem hat sich gezeigt, dass externe Dozenten zwar ihr Programm gut beherrschen, aber ihnen die fachlichen Anforderungen eines Sachbearbeiters eher fremd sind.

 

Im Zuge der Einführung von enaio hat sich gezeigt, dass sich durch die Abstimmung von Ablaufprozessen und rechtlichen Anforderungen mit dem DMS, die ideale Gelegenheit eröffnet, bisherige Prozesse zu hinterfragen. Eine moderne Verwaltung muss ihre Prozesse hinterfragen und kontinuierlich aktualisieren. Der Stelleninhaber bringt die Qualifikation und Fähigkeiten dazu mit.

 

Zunehmend tritt das Thema der Schnittstellen zwischen unzähligen Fachverfahren auf, die neu eingerichtet werden sollen oder deren Nutzung zu optimieren ist. Hierbei zeigt sich, dass häufig qualifizierte Sachbearbeiter auf IT-Spezialisten treffen und diese letztlich nicht dieselbe Sprache sprechen. Hieraus resultieren Reibungsverluste, erforderliche Nachbesserungen und Mehrkosten. Häufig muss deshalb Unterstützung externer Berater in Anspruch genommen werden, um mit oder zwischen den Fachämtern die konkreten Anforderungen zu klären und dies als technische Anforderung für Herstellerfirmen zu formulieren.

Gespräche mit der Stadt Albstadt ergaben, dass diese erheblichen Mehrwert aus der Tatsache zieht, dass sie eine Mitarbeiterin hat, die speziell für das Thema Schnittstellen qualifiziert wurde.

 

Auch Leonberg braucht einen Mitarbeiter, der

1.                                                    die Anforderungen der Anwender als „User-Story“ in einem Lastenheft formulieren kann,

2.                                                    Konzepte strukturiert,

3.                                                    die technische Kommunikation mit den Lieferanten übernimmt,

4.                                                    Test und Abnahme von Schnittstellen durchführt,

5.                                                    Testfälle für Schnittstellen erstellt,

6.                                                    Testanwender generiert,

7.                                                    die Testauswertung vornimmt,

8.                                                    über die Abnahme von Schnittstellen entscheidet.

 

Der Stelleninhaber DMS kann für dieses Thema qualifiziert werden. Damit werden die Kosten externer Berater bei Projekten mit IT-Schnittstellen deutlich gesenkt oder vermieden. Allein für das Thema DMS bleibt dauerhaft ein Beschäftigungsumfang von ca. 50% bestehen. Zusätzlich sind für das Thema Schnittstellen ca. 15% und ca. 35% für Prozessoptimierung und Projektmanagement erforderlich.

 

Daher wird bereits jetzt beantragt, die Befristung der Stelle bis 2019 aufzuheben. Erfahrungsgemäß bewerben sich Mitarbeiter mit solch gutem Fachwissen deutlich vor Ablauf einer Befristung weiter. Der gut eingearbeitete und qualifizierte Mitarbeiter sollte die Stadt nicht verlassen.

 

Ergänzung der Ausführungen auf Grund der Fragen im Verwaltungsausschuss:

 

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio® wurde Ende 2015 in der Stadtverwaltung als elektronische Registratur eingeführt und ersetzt langfristig große Teile der papierhaften Registratur. Das Standardmodul des DMS enaio® bietet eine Aktenablage analog der Papierakte nach nummerischen Aktenzeichen des Boorberg-Aktenplans Baden-Württemberg.

 

Einige Ämter, wie u. A. das Hauptamt oder das Ordnungsamt konnten sofort auf die E-Akte umstellen. Für das Dezernat C, wie z. B. das Gebäudemanagement, das Stadtplanungsamt oder das Tiefbauamt hat sich herausgestellt, dass diese eine eigene, projektbezogene Aktenablage, praktizieren und sich hierfür eine Ablage nach Aktenplan nicht eignet. Diese Aktenablage ist somit ein Sonderfall und orientiert sich an den jeweiligen Objekten, wie z. B. einzelne Gebäude (GM) oder Straßen (Tiefbauamt).

 

Auch spielt beispielsweise im Baubereich das Programm zum Baugenehmigungsverfahren und die Menge an großformatigen Planunterlagen eine große Rolle. Vom Rechenzentrum KDRS werden hierfür DMS-Module und Schnittstellen zu Fachverfahren angeboten, die aber auf die Arbeitsprozesse der Stadtverwaltung Leonberg programmtechnisch angepasst werden müssen. Diese individuelle Programmierung wird beim Rechenzentrum als Projekt geführt und nach Aufwand abgerechnet.

 

Bevor eine solche Programmierung von Schnittstellen erfolgen kann, muss definiert werden, was die Schnittstelle in der Praxis können soll, damit der Workflow darauf abgestimmt werden kann. Diese Anforderungen werden vom DMS-Sachbearbeiter für jede neue Schnittstelle zwischen Fachverfahren und DMS in Abstimmung mit dem jeweiligen Amt definiert und zu einem Lastenheft zusammengestellt. Die technische Umsetzung des Softwarehersteller und des KDRS muss überwacht und die endgültige Abnahme der DMS enaio® Programmierung nach einem Test erfolgen. Die Freigabe, die Schnittstelle aktiv zu schalten, muss durch den DMS-Sachbearbeiter erfolgen. Neue Ablaufprozesse in den Ämtern werden danach konzeptionell dargestellt und in Dienstanweisungen festgeschrieben.

 

Eine moderne und zeitgemäße Verwaltung sollte ihre Ablaufprozesse regelmäßig hinterfragen. Ämter dürfen dabei nicht aus eigenen Stücken Prozesse ändern, zumal dies Auswirkungen auf Dritte haben kann, was berücksichtigt werden muss. Aus diesem Grund sind die „Prozessoptimierung“ und das „Projektmanagement“ zentral in der Abteilung Organisation in der DMS-Stelle angesiedelt.

 

In 2016 und 2017 wurden bereits Einzelanpassungen des DMS für die Anbindung von Fachverfahren, wie z. B. das Scannen der in SAP gebuchten Kassenbelege der Stadtkasse vorgenommen. Für das Jahr 2017 wurden ca. 1,5 Tonnen Papier in Form von ca. 40.000 Kassenbelegen einschließlich Anlagen gescannt. Mitarbeiter können nun anhand des DMS enaio® auf die digitalisierten Kassenbelege zugreifen und recherchieren.

 

Die elektronische Steuerakte ist mit der Schnittstelle für Grund- und Hundesteuer aus dem Fachverfahren KM-V zu enaio® realisiert worden.

 

Für den Bereich Grundstücksverkehr wurden über 5.000 Grundstücksakten (= 60 Umzugskartons) der Abteilung Steuern, Grundstücksverkehr und Forst digitalisiert. Ab dem Stichtag der Digitalisierung werden diese Akten nur noch elektronisch geführt. Mit Ausnahme von Verträgen und Urkunden werden die bisherigen Papierakten vernichtet.

 

Folgende Schnittstellen sind in den nächsten Jahren geplant:

- die Schnittstelle zum Ratsinformationssystem ALLRIS

- die e-Ausländerakte mit dem Fachverfahren „landeseinheitliche Dialogverfahren für Ausländer“ (LaDiVA)

- die e-Personalakte mit dem Fachverfahren dvv.Personal

- e-Bauakte mit der DATEV-Schnittstelle

- Umsetzung des Baugenehmigungsverfahrens mit der Schnittstelle zu mpsINPRO

- die Aktenablage des Gebäudemanagements aus dem Fachverfahren „Computer-Aided Facility Management“ (CAFM) der Firma San-Reno

- die elektronische Post in Verbindung mit dem e-Siegel

- die Schnittstelle des Vollstreckungsprogramms avviso® der Kämmerei

- die Digitalisierung und Ablage von Wohngeldakten

- die Anbindung der Stadtwerke an das DMS mit Digitalisierung der Akten

 

 

 

Hauptamt –Organisation und EDV, Teilhaushalt 01; Kostenstelle 11200000  

 

Schaffung einer Vollzeitstelle Supportmitarbeiter/in EG 9/10

 

Aufgaben: Störungsannahme, 1st-level-support, Entlastung der Administratoren.

In den letzten 10 Jahren hat sich der Einsatz von Informations- und Kommunikationstechniken extrem verändert. Anfang 2007 hatte die Abteilung IuK eine identische Stellenzahl wie heute. Der Aufgabenzuwachs ist mit dem vorhandenen Personal nicht mehr zu bewältigen.

 

In den letzten 10 Jahren hat sich die Zahl der Benutzer um rund 200 auf jetzt über 600 erhöht. Die Tendenz ist steigend, insbesondere durch Einbeziehung von KiTas und Schulen.

 

Die Zahl der mobilen Endgeräte (Tablets und Labtops) - ohne reine Handys - ist von 17 auf rund 250 (Ausbauplan 2017) angestiegen. Der Betreuungsaufwand für ein mobiles Endgerät ist doppelt so hoch wie für einen PC. Auch einige Home-Office-Arbeitsplätze bedürfen der Betreuung.

 

Die Zahl der betreuten Serversysteme hat sich von 35 auf knapp 70 verdoppelt.

 

Es kamen zusätzliche Aufgabenfelder, wie Dokumentenmanagementsystem (DMS - enaio),

zentrale Verwaltung und geschützter Zugang zum städt. System für Tablet und Handy (Mobile Devicemanagement), e-Government und Social Media dazu, die erheblichen Aufwand an Betreuung durch die Beschäftigten der Abteilung IuK erfordern.
 

Auch der Umzug ins Rathaus brachte neue Aufgaben im Bereich IuK, denn die Zugangskontrolle erfolgt nun über EDV. Auch die Medien-und Präsentationstechnik (Beamer und Monitore) sowie deren Vernetzung nahm durch das neue Rathaus erheblich zu. Hier muss häufig Unterstützung auch gegenüber Externen erfolgen.

 

Der Ausbau der Sicherheit (Schutz vor Viren usw., Datensicherung und Langzeitarchivierung) ist extrem wichtig geworden, um die Funktionsfähigkeit der gesamten Verwaltung zu gewährleisten. Hochverfügbarkeit der gesamten EDV ist in allen Bereichen unverzichtbar, da ein Ausfall der EDV sich gravierend auf die Aufgabenerfüllung auswirkt.

 

Das angestrebte globale Stadtnetz mit Anbindung aller Verwaltungseinheiten bringt zusätzliche Aufgaben.

Bezug zum Antrag 24 der CDU:

Der Bereich e-Government wird weiter ausgebaut, bindet jedoch Personal in der Abteilung Informations- und Kommunikationstechnik.

 

Für diese Stelle sind 68.000 € Arbeitgeberaufwand in der Personalkostenhochrechnung enthalten

 

 

Kämmerei - Stadtkasse, Teilhaushalt 01; Kostenstelle 11220000  

 

Schaffung einer 50 % Stelle EG 6/8

 

Aufgaben: Zahlungsverkehr, insbesondere Bearbeitung ungeklärter Zahlungen, Zahlungszuordnung, Zuarbeit Tagesabschluss, Rücklastschriften, Rückzahlungen, Führen der Barkasse, Bearbeitung der Kontoauszüge, Auskünfte über Zahlungen (als Ansprechpartner für die Bürger auf den Mahnungen angegeben)

 

Die im Sommer 2016 vom KDRS durchgeführte Personalbedarfsbemessung hat für den Bereich Zahlungsverkehr bereits einen Personalbedarf von 1,71 Stellen ergeben. Dabei sind folgende Aspekte aber noch nicht berücksichtigt worden:

•                                                                                                                                                      Mit den gestiegenen Fallzahlen in der Kinderbetreuung ist die Zahl der armen Kinder und der Flüchtlingskinder angestiegen. Da für diese ein Teil der Betreuungskosten von Kostenträgern übernommen wird, ist die Zahl der komplexen Fälle in gleichem Umfang gestiegen. Neben der hier erforderlichen manuellen Zuordnung der verschiedenen Zahlungen auf die einzelnen Forderungen sind Rückfragen der Zahlungspflichtigen wesentlich aufwändiger zu beantworten (Wer muss welche Beträge für welchen Zeitraum noch bezahlen?). Häufig ist hierzu eine Abstimmung mit der veranlagenden Stelle erforderlich. Bei Fehlern in der Übertragung zwischen Veranlagungsverfahren und Buchhaltungs-software können solche Kontenklärungen bis zu 30 Minuten in Anspruch nehmen. Hinzu kommt die Bearbeitung von Rückforderungen der Kostenträger, wenn sich nachträglich herausgestellt hat, dass ein Zahlungspflichtiger für einen bestimmten Zeitraum doch keinen Anspruch auf Kostenübernahme hatte.

•                                                                                                                                                      Seit Bezug des Rathausneubaus ist eine Zunahme des Zahlungsverkehrs an der Barkasse zu verzeichnen.

 

 

Ergänzende Ausführungen auf Grund von Nachfragen im Verwaltungsausschuss:

 

Im Rahmen der Haushaltslesung am 18.10.2017 wurde zugesagt, dass für die Barkasse

noch Fallzahlen nachgeliefert werden. Diese werden hiermit vorgelegt.

 

Im Zeitraum vom 16.01. (Kassenöffnung nach Produktivstart SAP) bis zum 15.11.2017 sind

bislang folgende Kassenbewegungen zu verzeichnen:

 

Monat	Anzahl der Buchungen
Januar	75
Februar	92
März	109
April	67
Mai	111
Juni	99
Juli	114
August	121
September	96
Oktober	120
November	59
Insgesamt	1.063

 

Davon entfallen auf

Ordnungswidrigkeiten 490 Buchungen

Nutzungsentschädigung Obdachlose 100 Buchungen

Grundsteuer 60 Buchungen

Verwaltungsgebühren Steueramt 40 Buchungen

Miete 20 Buchungen

Auszahlung und Abrechnung von hausinternen Handvorschüssen 80 Buchungen

 

Pro Monat fallen im Durchschnitt mindestens 100 Buchungen an.

Hochgerechnet auf das gesamte Jahr 2017 erwartet die Stadtkasse 1.300 Zahlungsvorgänge an der Barkasse.

 

In der VA-Sitzung am 16.11.2017 wurde die Frage gestellt, ob die Stadt gesetzlich verpflichtet ist Barzahlungen zu akzeptieren.

 

Eine Pflicht zur Führung einer Barkasse besteht nicht. Bargeld ist als gesetzliches Zahlungs-mittel in den landesrechtlichen Regelungen (Kassenverordnung / Haushaltsverordnung) vor-gesehen, es wird jedoch nicht ausgeführt, dass zwingend eine Barkasse vorgehalten werden muss. Auch die Abgabenordnung sieht in § 224 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 die Übergabe oder Übersendung von Zahlungsmitteln (z.B. Bargeld) als wirksam geleistete Zahlung an, regelt aber in § 224 Abs. 4 Satz 1, dass die zuständige Barkasse für die Übergabe von Zahlungsmitteln gegen Quittung geschlossen werden kann. Wie dem Wortlaut zu entnehmen ist, sind Zahlungsmittel, die übersandt werden auch dann anzunehmen, wenn keine Kasse für die Barzahlung vorgehalten wird. Die Entscheidung, ob eine Barkasse geführt werden soll, muss jede Gemeinde selbst treffen.

 

Aus Sicht der Verwaltung sprechen insbesondere folgende Aspekte für eine Beibehaltung

der Barkasse:

 

- Werden die Bürgerinnen und Bürger, die üblicherweise an den Kassenschalter kommen, aufgefordert unbar zu zahlen, steigt der Arbeitsaufwand in der Vollstreckung (weil ein Teil der Weggeschickten dann vergisst zu überweisen oder weil sie dies aufgrund von Proble-men mit ihrem Girokonto nicht können oder weil sie die Mittel dann andersweitig verwenden).

- Es gibt keine Diskussionen mit den Bürgerinnen und Bürgern, die bar bezahlen möchten

(z.B. auch um Fristen noch einzuhalten), denn diese haben eine eindeutige Anlaufstelle im

Rathaus.

 

Für die Teilzeitstelle sind 26.000 Euro in der Personalkostenhochrechnung vorgesehen.

 

Die Verwaltung schlägt vor alternative Zahlungssysteme (z. B. ec-cash) zu prüfen.
Bis ein Ergebnis vorliegt: Sperrvermerk

 

Antrag 10 SPD: Sperrvermerk

 

Ordnungsamt - Straßenverkehrsbehörde; Teilhaushalt 02; Kostenstelle 12210000 

 

Schaffung von einer Vollzeitstelle EG 6/8

 

Prüfung und Genehmigung von Ausnahmegenehmigungen für Schwerlasttransporte sowie Wahrnehmung von Aufgaben der Straßenverkehrsbehörde (auch in Vertretung der beiden Sachbearbeiter).
 

Die Firma Scholpp verlagert ihren Betriebssitz nach Leonberg und wird dann hier statt bisher in Stuttgart bzw. Karlsruhe ca. 1.000 Anträge /Jahr auf Ausnahmegenehmigung stellen. Es sind jährliche Einnahmen i.H.v. ca. 100.000 Euro zu erwarten. Bereits bei der Vergabe des Bauplatzes wurde auf den Personalbedarf und die damit verbundene Einnahmemöglichkeit hingewiesen.

Antrag SPD 11 Sperrvermerk

Ergänzende Ausführungen auf Grund von Nachfragen im Verwaltungsausschuss:

 

Eine E-Mail der Firma Scholpp liegt den Gremienmitgliedern vertraulich vor.

Die Fa. Scholpp beabsichtigt definitiv künftig alle Anträge in Leonberg zu stellen. Die Bearbeitung dieser ca. 1.000 Anträge/Jahr ist nur bei Schaffung und Besetzung einer entsprechenden Stelle in der Verkehrsbehörde möglich. Erst wenn die Stelle verfügbar ist und besetzt werden konnte, kann das Anliegen der Firma Scholpp nach einer Vor-Ort-Sachbearbeitung erfüllt werden. Erst dann können auch die veranschlagten Mehreinnahmen realisiert werden.

Ein entsprechendes jährliches Gebührenaufkommen i.H.v. ca. 100.000 EUR ist zu erwarten.

Für diese Stelle sind 52.000 Euro Arbeitgeberaufwand Personalkosten berücksichtigt.

 

 

Ordnungsamt -Verkehrswesen; Teilhaushalt 02; Kostenstelle 12210000 

 

Antrag 13 CDU:

Schaffung einer zusätzlichen Stelle im Gemeindevollzugsdienst zur Kontrolle im Außenbereich, an Wochenenden und abends.

Stellungnahme der Verwaltung zu diesem Antrag:
 

Die vielfach geäußerte Forderung nach mehr Kontrollen insbesondere im Außenbereich, aber auch in den Abend- und Nachtstunden sowie am Wochenenden kann nur durch zusätzliche personelle Ressourcen erfüllt werden. Mit einer zusätzlichen Stelle im Gemeindevollzugsdienst könnten bei erweitertem Dienstplan die Abend- und Wochenendzeiten in erweitertem Umfang abgedeckt werden.

Es entstehen zusätzliche Personalkosten im GVD in Höhe von jährlich 57.000 Euro, die in der Personalkostenhochrechnung noch nicht enthalten sind.

 

Durch die zu erwartende Steigerung der Bußgelder werden auch in der Bußgeldstelle zusätzlich ca. 0,25 - 0,5 Stellen benötigt.

Weiter sind Kosten für Kfz, -Dienstkleidung, Handy sowie für die nötige Grundausbildung zu berücksichtigen.
 

 

Ordnungsamt - Feuerwehr; Teilhaushalt 02; Kostenstelle 12600000   

 

Erhöhung einer Verwaltungsteilzeitstelle auf eine Vollzeitstelle EG 6

 

Seit 2015 entstehen regelmäßig 8 Wochenstunden Überzeit, da der Arbeitsaufwand ansonsten nicht mehr zu bewältigen ist. Es handelt sich um eine dauerhafte Veränderung der Aufgaben im Sekretariat der Feuerwache

 

•                                                                                                                                                      Steigende Einsatzzahlen bedingen mehr Einsatzberichte. Die Zahl der kostenpflichtigen Einsätze steigt. Gemäß aktueller Rechtsprechung müssen Bescheide ausführlicher als früher gestaltet werden.
•                                                                                                                                                      Das Rechnungswesen ist umfangreicher geworden. Die Abwicklung der Aufträge und Bestellungen und daraus resultierende Rechnungen, SEPA-Überweisungen inkl. der Haushaltsüberwachung sind aufwändiger geworden.
•                                                                                                                                                      Einführung des NKHR
•                                                                                                                                                      Durch die hohe Fluktuation in der ehrenamtlichen Mannschaft ist die Personalverwaltung erheblich aufwendiger.
•                                                                                                                                                      Das Sekretariat ist wichtige Anlaufstelle für die Mannschaft in nahezu allen Angelegenheiten geworden, insbesondere zu den Themen:
•                                                                                                                                                      Einführung Online-Verwaltungs-System Feuerwehr
•                                                                                                                                                      Förderung durch Sonderprogramme
•                                                                                                                                                      Lehrgangsanmeldungen
   

Die Teilzeitverwaltungskraft hat in ihrer Freizeit die Grundausbildung für den Dienst in der Freiwilligen Feuerwehr absolviert. Sie ist bereit, in der regulären Arbeitszeit bei Einsätzen den Dienst in der Zentrale der Feuerwache zu übernehmen. Dies entlastet die übrigen Feuerwehrmitglieder erheblich und trägt zur Aufrechterhaltung der Tagesverfügbarkeit bei.

 

Für diese Stellenaufstockung sind 27.300 Euro Arbeitgeberaufwand vorgesehen.

 

Ordnungsamt - Feuerwehr; Teilhaushalt 02; Kostenstelle 12600000   

 

Schaffung von zwei Vollzeitstellen EG 9 b/c im Feuerwehrtechnischen Dienst

 

• Die Zahl der Feuerwehreinsätze steigt.
• Die Tagesverfügbarkeit muss verbessert werden.
• Die laufenden Aufgaben in der Feuerwache sind vom vorhandenen Personal (5,5 Stellen) nicht mehr zu bewältigen. Die Stellenmehrung ist unabhängig vom Bedarfsplan seit Jahren erforderlich. Es liegt eine Tabelle der Gemeindeunfallversicherung (GVU) vor, die alle notwendigen Prüf- und Wartungsarbeiten aufzählt und mit Zeitanteilen hinterlegt. Die Fallzahlen der Feuerwache Leonberg ergeben ohne jeglichen Einsatzdienst bereits einen Bedarf von 5,5 Stellen. Derzeit müssen Wartungsintervalle gestreckt werden. Die Arbeiten können nicht wie notwendig und vorgeschrieben ausgeführt werden.
• Durch gezielte Werbung sollen Beschäftigte bei der Stadtverwaltung und in der Wirtschaft für die Freiwillige Feuerwehr gewonnen werden. Die Ausbildung kann mit dem vorhandenen Feuerwehrpersonal tagsüber nicht erfolgen.

 

Auf die allen Gemeinderäten zugegangene Präsentation von Herrn Zimmermann zur Darstellung der Aufgaben wird verwiesen.
 

Ergänzende Ausführungen auf Grund von Nachfragen im Verwaltungsausschuss:

 

Die Stellen werden im operativen Geschäft benötigt und sollen auch der Gewinnung und Ausbildung des dringend erforderlichen Nachwuchses dienen.

Im vom Gemeinderat zur Kenntnis genommenen Feuerwehrbedarfsplan wird festgestellt, dass die Tagesverfügbarkeit nicht mehr in voller Stärke gewährleistet ist. Die beiden Stellen sollen der Sicherstellung der Einhaltung der gesetzlichen Hilfsfrist dienen.

Die Stellen refinanzieren sich teilweise über Leistungen der Zentralwerkstatt für andere.

Antrag 29 CDU Sperrvermerk
Antrag 24/25 FW  Nichtgenehmigung dieser Stellen
Antrag 12 SPD Sperrvermerk
 

Für jede der beiden Stellen sind Arbeitgeberkosten in Höhe von 64.000 Euro berücksichtigt.
 

 

JFS - Schulträgeraufgaben; Teilhaushalt 03; Kostenstelle 21500000   

 

Schaffung von 4 Stellen des freiwilligen sozialen Jahres (FSJ) an Ganztagsgrundschulen

 

Aufgaben: Unterstützung der Schulkinder und des pädagogischen Personals bei Ganz-tagsangeboten (u. a. Lernbegleitung, AG-Angebote in Kleingruppen, Freispiel)

Ganztägige Begleitung als Bindeglied zwischen schulischen und städtischen Betreu-ungsangeboten

Für jede der Stellen sind Personalkosten incl. Betreuungskosten in Höhe von 8.000 Euro vorgesehen.

 

 

JFS - Schulträgeraufgaben; Teilhaushalt 03; Kostenstelle 21100032   

 

Erhöhung um 10%  einer Sekretariatsstelle EG 6

 

Durch Einführung des Ganztagsschulbetriebs und Geschäftsführende Schulleitung besteht ein Mehraufwand im Sekretariat.

 

Es handelt sich um das Sekretariat der Ostertag Realschule.
Die Stellenerhöhung ist mit 3.000 Euro Arbeitgeberkosten in der Planung berücksichtigt.

 

 

JFS – IT-Technik und Digitalisierung der Schulen; Teilhaushalt 03; Kostenstelle 21500000

Schaffung einer Vollzeitstelle IT-Sachbearbeitung EG 9/10

 

50 % Weiterentwicklung und Standardisierung der PC- und Medientechnik in Kindertageseinrichtungen und Schulen

50 % Digitalisierung an Schulen

Die räumliche und organisatorische Zuordnung der Stelle soll zur Sicherstellung der Anbindung und Vertretung bei der Abteilung IuK erfolgen. Fachlich werden jedoch Aufgaben des JFS wahrgenommen.

 

Es müssen dringend Ressourcen für die konzeptionelle Weiterentwicklung, Steuerung, Begleitung und das Controlling der IT-Technik für die Außenstellen des Amtes JFS (13 Schulen, 9 Standorte der Schulkindbetreuung, 9 Kindertageseinrichtungen und Bürgerzentrum Stadtmitte mit zahlreichen Arbeitsplätzen) aufgebaut werden. Hierzu ist ein Stellenanteil von 50 % erforderlich.

 

Im Zuge der „Digitalisierungsoffensive“ des Landes Baden-Württemberg wird der Digitalisierung an Schulen in den kommenden Jahren eine äußerst wichtige Bedeutung zukommen. In diesem Rahmen erhält auch die in Leonberg mit Vertretern des Landesmedienzentrums einberufene Arbeitsgruppe zur Entwicklung eines Konzepts für stadtweite IT-(Ausstattungs) Standards eine bedeutende Rolle. Für die Bearbeitung dieses Konzepts in Abstimmung mit den Richtlinien, Vorgaben und Finanzierungsmöglichkeiten des Landes BW werden 50 % IT-Fachkraftstellenanteile beantragt.

 

Antrag 13 SPD Sperrvermerk

 

Es sind Arbeitgeberkosten in Höhe von 64.000 Euro berücksichtigt.

 

JFS – Soziales ; Teilhaushalt 05; Kostenstelle 3180001     

 

Schaffung einer Vollzeitstelle „Fachstelle für Senioren, Integration und Inklusion“ EG S 12

Aufgaben: Sozialplanung mit den Schwerpunkten

• Angebote für Senior/innen
• Integration von Ausländern/Migration
• Inklusion/Menschen mit Behinderungen
   

Die Seniorenfachberatungsstelle mit zuletzt 66 % Stellenanteilen wurde nach Abordnung der Stelleninhaberin zunächst nicht nachbesetzt. Um konzeptionell und fachlich klären zu können, wo die Aufgabenbereiche künftig sinnvoll zugeordnet und bearbeitet werden sollen, wurden die Aufgaben zum großen Teil innerhalb des JFS auf die Amtsleitung, die Abteilungsleitung Familie und Senioren, den Sozialen Dienst sowie extern auf die Leitung der Sozialstation verlagert. In der neu zu schaffenden Stelle soll die Frage der zukünftig erforderlichen Angebote für Senior/innen nutzerbezogen und bedarfsorientiert aus dem Blickwinkel des Quartiers und der Bürger/innen bearbeitet werden. Information und Beratung in Einzelfällen verbleiben weiterhin beim Sozialen Dienst bzw. der Sozialstation Leonberg.

 

Die Stelle Bildung und Migration mit derzeit 85 % entfiel Ende November 2017, da die Stelleninhaberin in Ruhestand ging. Einige Aufgaben werden im Amt verteilt. Das gesamte Aufgabengebiet der Integrationsbeauftragten soll künftig ebenfalls aus der Perspektive des Quartiersansatzes auf die neu zu schaffende Stelle übertragen werden, insbesondere
 

• Kontakt und Kommunikation mit den internationalen Vereinen in Leonberg
• Bearbeitung von Fragen der Migration auf kommunaler Ebene
• Sachbearbeitung für den Internationalen Rat
• Planung und Organisation der Beteiligung des IR beim Internationalen Begegnungsfest
• Mitglied im Arbeitskreises der Integrationsbeauftragten des Städtetag BW

 

Auch die Anliegen bzw. Fragen der Bürgerinnen und Bürger mit Behinderungen und die fachlichen Kontakte zu den Trägern der Behindertenhilfe in Leonberg und im Landkreis sind dem JFS zugeordnet.

 

Antrag Internationaler Rat Ausweisung 50% für Integration
Antrag 14 SPD Sperrvermerk

 

Ergänzende Ausführungen auf Grund von Nachfragen im Verwaltungsausschuss:

 

Im Sinne eines inklusiven, quartiersbezogenen Stadtkonzepts werden folgende Aufgaben und Stellenanteile zusammengeführt:
1) Stelle Seniorenfachberatung (Analyse und Planung künftig erforderlicher Angebote für Senior/innen, Präsenz in Fachgremien. B. auf Kreis- und Städtetagsebene, Begleitung des Stadtseniorenrat Leonberg e. V.),
2) Integrationsbeauftragte/r (Kontakt und Kommunikation mit den Internationalen Vereinen in Leonberg, Bearbeitung von Fragen der Migration auf kommunaler Ebene, Sachbearbeitung für den Internationalen Rat, Planung und Organisation der Beteiligung des IR beim Internationalen Begegnungsfest, Vertretung in Fachgremien z. B. im AK Integrationsbeauftragte des Städtetag BW, jährliche Schwerpunktthemen)
3) Anliegen der Menschen mit Behinderungen (Fachliche Begleitung des AK Inklusion, Kontakte zu Trägern der Behindertenhilfe in Leonberg und im LK BB.
Im Hinblick auf die in den o. g. Bereichen fachlich zumeist „verinselt“ tätigen freien Träger können diese Ressourcen durch Vernetzung effektiver genutzt werden.

Für Arbeitgeberaufwand sind 70.300 Euro vorgesehen.
 

Diese Stelle wird teilweise refinanziert durch den Personalkostenersatz in Höhe von 35.000 Euro jährlich durch die Sozialstation für die Dienstüberlassung der ehemaligen Seniorenfachberaterin.
Dem Antrag des internationalen Rates, dass 50 % dieser Stelle für die Integration zur Verfügung stehen solle, kann entsprochen werden.
Ob durch diese Aufgabenzuordnung weitere Zuschüsse beantragt werden können, ist noch zu prüfen. Die Verwaltung ist laufend darum bemüht, mögliche Fördermittel zu beantragen.
 

 

JFS – Förderung von Kindern; Teilhaushalt 03; Kostenstelle 3650000   

Änderung seit Einbringung und Diskussion der Personaldrucksache:
 

Ab 1. März 2018 muss im Kinderhaus Halden eine weitere Vollzeitstelle durch Deckung des Betreuungsbedarfs besetzt werden. Ab 1. April 2018 wird eine weitere Vollzeitstelle im Kinderhaus Halden benötigt.
Im September 2018 muss eine zusätzliche Vollzeitstelle im Kinderhaus Warmbronn besetzt werden.

Aufgrund des inzwischen feststehenden Bedarfs an zusätzlichen Erzieherstellen ergibt sich

bei Kostenstelle 36500007 eine Erhöhung um 80.000 € und bei Kostenstelle 36500301 eine Erhöhung um 16.600 €.

Für diese 3 zusätzlich in den Stellenplan aufzunehmenden Stellen sind insgesamt 96.600 Euro Personalkosten im Jahr 2018 erforderlich, die noch nicht bei der Berechnung der voraussichtlichen Personalkosten berücksichtigt sind.

 

 

JFS – Förderung von Kindern; Teilhaushalt 03; Kostenstelle 3650000   

 

Ausweisung von zwei weiteren Ausbildungsstellen der praxisintegrierten Erzieherausbildung (PIA).

 

Durch die Erhöhung der Ausbildungsstellen „Praxisintegrierte Erzieherausbildung“ wird ein weiterer Beitrag zur Personalbeschaffung geleistet.

 

Für jede der Stellen ist ein Arbeitgeberaufwand von 17.000 Euro eingeplant.

 

 

KESS Stadtarchiv; Teilhaushalt 04; Kostenstelle 25210000    

 

Verlängerung einer 50 % Stelle EG 5 - ein weiteres Jahr befristet.

Durch die Übernahme außergewöhnlich großer Aktenmengen als Folge des Rathausumzuges besteht weiterhin vorübergehender Bedarf zur Unterstützung der Archivarin bei der Erfassung im Archivprogramm. Die Arbeiten konnten noch nicht abgeschlossen werden.

Für diese Verlängerung sind 21.100 Euro Arbeitgeberkosten eingeplant.

 

 

KESS – Bäder, Teilhaushalt 04; Kostenstelle 4240001/2/3     

 

Verlängerung der übertariflich gewährten Arbeitsmarktzulage für Fachkräfte in der Bäderaufsicht bis 2021
und ganzjährige Besetzung der Saisonstellen

Der Fachkräftemangel im Bereich der Bäderbetriebe wird sich voraussichtlich in den nächsten Jahren nicht verändern. Um den Effekt zu erhalten und den Personalstamm stabil zu halten sollte den Mitarbeitern bereits jetzt signalisiert werden, dass die Zulage weiter gewährt wird. Die Saisonstellen sind auf Grund des Arbeitsmarktes derzeit nicht besetzbar. Zur Mitarbeiterbindung und zur Ermöglichung der Öffnung der Sauna auch im Sommer ist eine ganzjährige Besetzung erforderlich.

 

Für die Arbeitsmarktzulage erhöhten sich 2017 die Personalkosten um 12.000 Euro.
Für 2018 ist sind 20.000 Euro hierfür vorgesehen.
Für die ganzjährige Besetzung der Saisonstellen sind insgesamt 50.000 Euro eingeplant.

 

Friedhofs- und Bestattungswesen, Teilhaushalt 06; Kostenstelle 5530000  

 

Schaffung einer Vollzeitstelle EG 4 / 5

 

Seit 2015 bis Juli 2017 sind die Beerdigungen im Durchschnitt um mehr als dreißig Prozent gestiegen. 2014 waren im Schnitt 29 Beerdigungen im Monat, 2017 liegt der Schnitt schon bei über 37 Beerdigungen im Monat (Spitzenreiter 53 Beerdigungen im Februar 2017).

Die Prognose für 2017 liegt bei über 450 Beerdigungen, 2014 waren es 344 Beerdigungen.

Für jede Bestattung gilt eine Terminfrist, innerhalb der Tote beerdigt werden muss, normaler Weise drei Tage.

 

Antrag 15 SPD Sperrvermerk
Empfehlung Planungsausschuss Sperrvermerk

 

Es sind Personalkosten in Höhe von 41.600 Euro für diese Stelle eingeplant.

 

Eine ergänzende Drucksache wird im Januar 2018 vorgelegt werden.

 

 

Citymanagement; Teilhaushalt 07; Kostenstelle 57100000  

Antrag 01 NLL: Schaffung einer Stelle „Citymanagement“ 

Stellungnahme der Verwaltung:

 

Ein City-Manager an der Seite des Wirtschaftsförderers ist grundsätzlich wünschenswert. Dafür bedarf es einer Person mit entsprechender Qualifikation.

Das bestehende Stadtmarketing (1,5 Stellen) arbeitet im Kontext des Regiomarketings daran, Leonberg über die Stadtgrenzen hinaus mit verschiedenen Alleinstellungsmerkmalen (Veranstaltungen, Führungen Sehenswürdigkeiten, Messen, Internetpflege) bekannt zu machen. Der I-Punkt bedient  mit Information, Souvenierverkauf, Kartenverkauf sowohl auswärtige als auch Leonberger Bürger. Durch die enge Vernetzung mit dem AfKESS kann der I-Punkt seit Januar 2017 ohne Stellenmehrung betrieben werden.

Derzeit fallen der Bereich des Standortmarketings und die Kontaktpflege zu den örtlichen Gewerbetreibenden unter die Verantwortung der Wirtschaftsförderung, während das Stadtmarketing das Tourismusmarketing verantwortet. Für eine neue Stelle „City-Management“ sind weitere Ressourcen abzustimmen.

 

Die Eingruppierung der Stelle wäre zu klären.

Es ist von zusätzlich Arbeitgeberkosten in Höhe von ca. 70.000 bis 80.000 Euro auszugehen, die in den bisherigen Personalkosten nicht enthalten sind.
 

 

Antrag 24 FW  Reduzierung der Personalkosten um 750.000 Euro

 

Stellungnahme der Verwaltung zu diesem Antrag:

 

Eine pauschale Reduzierung der Kosten ist in dieser Höhe ohne Veränderung des Stellenplanes nicht umsetzbar.

 

Die voraussichtlich erforderlichen Personalkosten des Jahres 2017 werden 35.152.000 Euro betragen.

Hierin enthalten sind die tariflichen Erhöhungen durch die neue Entgeltordnung, die Kosten für die Maßnahmen zur Sicherung des Personalbedarfs in den Bädern, die Kosten der für die vom Gemeinderat genehmigten 6,7 Stellen des Stellenplanes 2017, die Kosten für die im Juli 2017 geschaffene Interimsstelle im Ordnungsamt.

Ergänzend wird darauf hingewiesen, dass Kosten für die im Oktober 2017 vom Gremium bewilligten zusätzlichen Stellen für vier Integrationsmanager in der Personalkostenhoch-rechnung für 2018 lediglich mit 70.000 Euro Personalkosten für eine Vollzeitstelle eingeplant sind. Nach momentaner Einschätzung werden die Stellen nicht alle das ganze Jahr 2018 über besetzt sein. Sollte es jedoch gelingen alle vier Stellen zu besetzen, so muss der Personalkostenzuschuss des Landes zur Deckung heran gezogen werden.

Das Land gewährt eine Personalkostenerstattung in Höhe von 288.000 Euro für vier Stellen , sofern diese besetzt sind.

Die Personalkosten für 2018 müssen bereits nach überschlägiger Berechnung über einem um 750.000 € reduzierten Ansatz liegen, denn tarifliche Steigerungen der Erfahrungsstufen und die zu erwartende Tariferhöhung führen in aller Regel zu einer Steigerung von 3 % der Vorjahreskosten.

 

Bereits ohne zusätzliche Stellen ist deshalb mit einer Steigerung von 1.054.560 Euro zu rechnen.

Durch alle von der Verwaltung für 2018 neu beantragten Stellen entstehen Personalkosten in Höhe von ca. 567.300 Euro, die in der Hochrechnung enthalten sind.

 

Noch nicht in der Hochrechnung sind die in der Kinderbetreuung zwingend erforderlichen drei Stellen, die aktuell in die Planung eingebracht werden müssen. Es fallen hierfür voraussichtlich 96.600 Euro zusätzlich im Jahr 2018 an.

 

Werden die Stellen geschaffen, die von CDU und NLL beantragt wurden, so erhöhen sich die errechneten Personalkosten um weitere 136.000 Euro.

Personalkosten 2017     35.152.000,-

+ 3 %         1.054.560,-

+ Stellenbedarf Verwaltungsanträge        567.300,-

+ Kinderbetreuung Zusatzbedarf 2018         96.600,-

+ Anträge aus Gemeinderat         136.000,-
 

Es ergeben sich bereits nach dieser sehr überschlägigen Berechnung Personalkosten in Höhe von 37.006.460 Euro.
 

Die Stadt ist an Gesetze und Tarifverträge gebunden. Sollen die Personalkosten reduziert werden, so sind die Stellen, die dann entfallen müssen zu definieren.