1. Der Einführung einer UCC-Lösung wird zugestimmt.

 

2. Die Verwaltung wird ermächtigt, im Volumen von 195.000 Euro, nach rechtlicher Prüfung, die Beschaffung einer UCC-Lösung über einen bestehenden Rahmenvertrag in die Wege zu leiten. Sollte die Beschaffung über einen Rahmenvertrag nicht möglich sein, wird die Verwaltung ermächtigt eine Ausschreibung nach den Anforderungen der europäischen Vergabeordnung (EU-Vergabeverfahren) in die Wege zu leiten und den wirtschaftlichsten Bieter zu beauftragen.

 

 

Sachverhalt mit der Stellungnahme der Verwaltung

Im Rahmen der Corona-Pandemie hat sich deutlich gezeigt, dass sich die Anforderungen für eine moderne Bürokommunikation stark verändert haben. Die Kommunikation ist nicht mehr wie früher hauptsächlich an das Telefon gebunden, sondern findet inzwischen über verschiedene Wege wie Instant Messaging und Videokonferenzen statt. Es gibt einen steigenden Bedarf für Homeoffice, die Erreichbarkeit der Mitarbeitenden muss gewährleistet werden.

 

Diese zusätzlichen Kommunikationswege werden inzwischen über UCC-Lösungen (Unified Communication und Collaboration) zur Verfügung gestellt. Diese integrieren relevante Applikationen wie Unified Messaging (UM), Instant Messaging (IM), Videokonferenzen, Webkonferenzen, Voice over IP (VoIP) und Computer-Telefonie-Integration (CTI)

 

Die bei der Stadt Leonberg eingesetzte, hardwarebasierte Telefonanlage (TK-Anlage) kann diese zusätzlichen Anforderungen nicht erfüllen und entspricht nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik. Für ein Teil der Hardware sind keine Ersatzteile verfügbar. Der Vertrag für dieses System läuft aus und muss erneuert werden. Die monatlichen Kosten für dieses System betragen rund 4350,- EUR brutto.

 

Zusätzlich sind in den Außenstellen (Ortschaftsverwaltungen, Kindertageseinrichtungen und Schulen) TK-Anlagen verschiedener Hersteller und Dienstleister im Einsatz. Ein Fernzugriff auf diese Systeme ist nicht möglich. Dadurch ist der Zeitaufwand bei der Bearbeitung von Störungen und Anfragen erhöht. Die Leasing- und Service-Verträge für einen Teil dieser Systeme laufen ebenfalls in Kürze aus

 

Mit der Einführung einer flächendeckenden UCC-Lösung soll ein weiterer Schritt zur Digitalisierung der Stadtverwaltung Leonberg erfolgen und nachfolgende Ziele erreicht werden:

 

• eine einheitliche Plattform für alle Verwaltungsarbeitsplätze, alle städtischen Ämter und deren zugeordnete Einrichtungen, sowie für die Kindertageseinrichtungen und die städtischen Schulen.
• Modernisierung der vorhandenen TK-Technik
• Reduzierung der Systemvielfalt
• Verbesserter Support durch zentrales Management und Fernzugriff auf alle Systeme
• Reduzierung Energieverbrauch durch Virtualisierung auf vorhandener Hardware im Rechenzentrum Rathaus

 

Die Kosten für den Kauf der benötigten Lizenzen und Telefone, sowie die Dienstleistungen zur Inbetriebnahme belaufen sich auf ca. 195.000,- EUR brutto.

 

Für die Beschaffung von UCC-Lösungen gibt es im kommunalen Bereich Rahmenverträge. Die rechtliche Prüfung, ob diese durch die Stadt Leonberg genutzt werden können, kann nach der Freigabe des Projektes durch das Gremium erfolgen.

 

Sollte die Beschaffung über einen Rahmenvertrag nicht möglich sein, soll eine Ausschreibung nach den Anforderungen der europäischen Vergabeordnung (EU-Vergabeverfahren) in die Wege geleitet werden.

JA

x

NEIN

 

Kontierung	Jahr	verfügbares Budget	Finanzbedarf	Bemerkung
11200010 – 42220100 IuK Erwerb-EDV-Geräte	2023	323.125	140.000
21100017 – 42220100 Schellingschule Erwerb EDV-Geräte	2023	4.980	1.500
21100032 – 42220100 Ostertag-Realschule Erwerb EDV-Geräte	2023	8.700	6.000
21100041 – 42220100 Albert-Schweitzer-Gymnasium Erwerb EDV-Geräte	2023	8.580	2.600
36500004 – 42220100 Clara-Grunwald-Kindergarten Erwerb EDV-Geräte	2023	4.700	2.900
36500006 – 42220100 Martha-Johanna-Haus Erwerb EDV-Geräte	2023	14.800	5.900
36500008 – 42220100 Kinderhaus Ezach Erwerb EDV-Geräte	2023	10.000	4.400
36500009 – 42220100 Kinderhaus Spitalhof Erwerb EDV-Geräte	2023	12.200	5.900
36500011 – 42220100 Kinderhaus Stadtpark Erwerb EDV-Geräte	2023	12.600	5.800
36500014 – 42220100 Kita West (Neubau) Erwerb EDV-Geräte	2023	17.400	5.400
36500212 – 42220100 Kinderhaus Kunterbunt Erwerb EDV-Geräte	2023	12.700	1.900
36500301 – 42220100 Kinderhaus Warmbronn Erwerb EDV-Geräte	2023	15.200	5.900
36500303 – 42220100 Kita Binsenweg (Neubau) Erwerb EDV-Geräte	2023	13.150	5.900
36500005 – 42220100 Kinderhaus Nord Erwerb EDV-Geräte	2023	6.800	2.200