Festlegung der neuen Dezernatsstruktur

 

 

 

 

Ausgangssituation

 

Aktuell ist die Stadtverwaltung Leonberg in drei Dezernate mit 10 Ämtern, 22 Abteilungen und 7 Stabsstellen gegliedert.

 

Vereinfachte Darstellung der aktuellen Struktur ohne Abteilungen, Stabsstellen etc.:

 

Abbildung 1

 

 

Aufgabenstellung:

 

Aufgabenstellung war, die aktuelle Dezernatsstruktur mit offenem Ergebnis zu überprüfen.

 

Die Stadt Leonberg hat daraufhin gemeinsam mit IMAKA den Organisationsplan mit Blick auf Optimierungsmöglichkeiten und eine effizientere Struktur untersucht. Es zeigte sich, dass sinnvollerweise in zwei Schritten vorgegangen werden sollte:

1. Festlegung neue Dezernatsstruktur.
2. Binnenorganisation der städtischen Aufbauorganisation überprüfen und ggf. weiterentwickeln.
   Prüfpunkte zur Aufbauorganisation sollten sein:

•   Anzahl und Zuordnung von Stabstellen
•   Zuordnung von Themen (z. B. Mobilität, Datenschutzbeauftragter, etc.) heutiger Stabstellen auf die Linie
•   Zuordnung und Anzahl der Abteilungen in den Ämtern
•   Aufgabenbestand der Ämter/Abteilungen anhand des Kommunalen Produktplans Baden-Württemberg
•   Möglichkeit eines Justitiars mit Zuarbeit zur Senkung von Rechtsberatungskosten

 

Ist-Analyse, Problemanalyse

 

Ansatz für Überlegungen einer neuen Struktur sind immer Schnittstellen und bestehende organisatorische Probleme.

1. Es bestehen anhaltende Reibungsverluste zwischen Tiefbauamt und Ordnungsamt (Straßenverkehrsbehörde und Straßenbaulastträger).
2. Eine engere Zusammenarbeit von Kultur und Sport mit dem Amt für Jugend, Familie und Schule kann für beide Bereiche Positives bewirken. Es gibt große Schnittmengen beim Kundenkreis. Bestimmte Veranstaltungen könnten gemeinsam veranstaltet werden (z. B. Stadtranderholung, Feriensportkurse)
3. Sowohl die Stabsstelle für innovative und intermodale Mobilität als auch die Stadtwerke haben eine Schnittstellenthematik beim Thema ÖPNV. Hier gab es in der Vergangenheit erhebliche Abstimmungsprobleme.
4. Die Stabsstelle für innovative und intermodale Mobilität braucht eine bessere Anbindung an die Stadtplanung.
5. Die Trennung von kaufmännischer und technischer Leitung der Stadtwerke führt zu strategischen Zielkonflikten.
6. Die Anzahl von 7 Stabsstellen, die unmittelbar dem Oberbürgermeister zugeordnet sind, ist relativ hoch. Im Gegensatz zu den 3 Ämtern, die von einer Amtsleitung fachlich und operativ geführt werden, muss der OB bei Stabsstellen selbst operativ tätig werden und fachliche Anweisungen erteilen. Der Aufwand dafür ist sehr hoch.
7. Im Augenblick wird die Stadtverwaltung aus drei Dezernaten gesteuert.
   Dez. A: Organisation, Personal, IT, RPA
   Dez. B: Finanzen, unbebaute Grundstücke
   Dez. C: Grundstücks- und Gebäudewirtschaft
   Steuerungsrelevante Informationen (z. B. zu den Finanzen) kommen zum Teil über den Dezernenten zur Verwaltungsspitze. Das führt zwangsläufig zu Informationsverlusten.
8. Die Verwaltung von unbebauten und bebauten Grundstücken ist in unterschiedlichen Dezernaten untergebracht.
9. Ein evtl. noch einzurichtendes Justitiariat lässt sich aktuell nicht schwerpunktmäßig an einem Dezernat verorten.

 

 

1. Festlegung der neuen Dezernatsstruktur

 

Wesentliche Basis für die Neustrukturierung sind die Empfehlungen der KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement) und der Kommunalen Produktplan für Baden-Württemberg.

 

Die KGSt empfiehlt für Kommunen in der Größenordnung von Leonberg eine Trennung von Zentraler Steuerung und Service um Rollenkonflikte innerhalb des Dezernates zu vermeiden. Auf der Basis dieser Empfehlung hat IMAKA eine neue Dezernatsstruktur erarbeitet.

 

Die Struktur der drei Dezernate und zehn Ämter soll beibehalten werden. Jedoch sollen entsprechend des Kommunalen Produktplanes Baden-Württemberg und den Empfehlungen der KGSt die Dezernatszuschnitte wie folgt geändert und die Anzahl der Stabstellen reduziert werden.

 

Vereinfachte Darstellung der neuen Struktur ohne Abteilungen, Stabsstellen etc.:

 

 

Variante 1:

 

Abbildung 2

 

 

Veränderungen:

Die Zuordnung der unmittelbaren Linienmitarbeiter (ohne Auszubildende, Stäbe und Eigenbetriebe) stellt sich – grob überschlagen - wie folgt dar:

 

Aktuell	Künftig
Dezernat A:     rd. 133 VZÄ	Dezernat I:   rd. 191 VZÄ
Dezernat B:     rd. 342 VZÄ	Dezernat II:  rd. 351 VZÄ
Dezernat C:     rd. 261 VZÄ	Dezernat III: rd. 193 VZÄ

 

Auch bei der Zuordnung von zwei Ämtern bleibt das Dezernat II die personell stärkste Einheit.
 

• Ausstattung des Dezernats I „Steuerung“ mit den ganz grundsätzlichen Themen Finanzen, Organisation, Personal, IT, Grundstücks- und Gebäudemanagement und Rechnungsprüfung.
• Integration des Datenschutzbeauftragten in das Rechnungsprüfungsamt.
• Die beiden Stabstellen Citymanagement mit Stadtmarketing und Wirtschaftsförderung bilden eine gemeinsame Stabstelle.
• Die Stabsstelle für innovative und intermodale Mobilität wird dem Dezernenten des Technischen Dezernats zugeordnet. Sie behält als Stabsstelle des Technischen Bürgermeisters eine der Thematik entsprechende herausgestellte Stellung und es könnte die Nähe zum Stadtplanungsamt wieder genutzt werden.
• Das Amt für Kultur und Sport samt Stadthalle wird dem Dezernat II zugeordnet.
• Das Ordnungsamt und die Stadtwerke werden dem Dezernat III zugeordnet.

 

 

Mögliche Chancen:

• Alle steuerungsrelevanten Bereiche sind in einem Dezernat und können vom Dezernenten aufeinander abgestimmte steuernde Vorgaben erhalten.
• Alle hier zusammengefassten Ämter erbringen Leistungen für die gesamte Verwaltung von der Bereitstellung der Räume bis zum Bleistift, damit alle Bereiche ihre Aufgaben wahrnehmen können. (Finanzen, Bau und Unterhalt der Räumlichkeiten, Ausstattung mit Personal, Mobiliar, IT-Ausstattung, Fahrzeuge, ...)
• Die Bereiche Soziales und Kultur in einem gemeinsamen Dezernat zu verbinden, bietet viele Möglichkeiten, neue Wege zu gehen und kann sich positiv auf die Lebensqualität in der Stadt sowie Quartiersarbeit auswirken. Bei den steigenden Kinderzahlen und der alternden Bevölkerung eröffnen sich im Zusammenspiel der beiden Ämter völlig neue Ansätze und Ideen für kulturelle Angebote.
• Die Zukunft der Mobilität ist ein wichtiges Thema, das in immer stärkerem Maß Bedeutung in der Stadtplanung erhalten wird. Das Thema bleibt Chefsache. Es zeigt sich aber, dass es sinnvoll ist, wenn enger fachlicher Austausch und gemeinsame steuernde Vorgaben gewährleistet sind. Die Bereiche nachhaltige Mobilität, Stadtplanung, Ordnungsamt (Straßenverkehrsbehörde) und Tiefbauamt (Straßenbaulastträger) sind in einem Dezernat gebündelt.
• Das Thema ÖPNV ist im selben Dezernat leichter zu vernetzen.
• Tiefbaumaßnahmen können leichter zwischen Tiefbauamt und Stadtwerke koordiniert werden.
• Reibungsverluste zwischen Straßenverkehrsbehörde (Ordnungsamt) und Straßenbaulastträger (Tiefbauamt) können abgebaut werden.
• Veranstaltungen können leichter abgewickelt werden (Verkehrsanordnung – Beschilderung).
• Direkterer Kontakt beim Thema Winterdienst - Planung und Ausführung.
• Bündelung von Ämtern mit Rechtsfragen und Zuordnung zum Justitiar.

 

 

Variante 2:

 

Die KGSt zieht bezüglich des Gebäudemanagements auch andere Möglichkeiten in Erwägung. Je nach örtlichen Gegebenheiten ist eine Zuordnung zum technischen Bereich, also zum Dezernat III, denkbar.

 

Abbildung 2. 1

 

 

Veränderungen

Die Zuordnung der unmittelbaren Linienmitarbeiter (ohne Auszubildende, Stäbe und Eigenbetriebe) stellt sich – grob überschlagen - wie folgt dar:

 

Aktuell	Künftig
Dezernat A:     rd. 133 VZÄ	Dezernat I:   rd. 83 VZÄ
Dezernat B:     rd. 342 VZÄ	Dezernat II:  rd. 351 VZÄ
Dezernat C:     rd. 261 VZÄ	Dezernat III: rd. 301 VZÄ

Ausstattung des Dezernats I „Steuerung“ mit den ganz grundsätzlichen Themen Finanzen, Organisation, Personal, IT und Rechnungsprüfung.

• Integration des Datenschutzbeauftragten in das Rechnungsprüfungsamt.
• Die beiden Stabstellen Citymanagement mit Stadtmarketing und Wirtschaftsförderung bilden eine gemeinsame Stabstelle.
• Das Amtes für Kultur und Sport samt Stadthalle wird dem Dezernat II zugeordnet.
• Das Ordnungsamt werden dem Dezernat III zugeordnet.

 

 

Mögliche Chancen:

• Die Bereiche Soziales und Kultur in einem gemeinsamen Dezernat zu verbinden, bietet viele Möglichkeiten, neue Wege zu gehen und kann sich positiv auf die Lebensqualität in der Stadt sowie Quartiersarbeit auswirken. Bei den steigenden Kinderzahlen und der alternden Bevölkerung eröffnen sich im Zusammenspiel der beiden Ämter völlig neue Ansätze und Ideen für kulturelle Angebote.
• Tiefbaumaßnahmen können leichter zwischen Tiefbauamt und Stadtwerke koordiniert werden.
• Reibungsverluste zwischen Straßenverkehrsbehörde (Ordnungsamt) und Straßenbaulastträger (Tiefbauamt) können abgebaut werden.
• Veranstaltungen können leichter abgewickelt werden (Verkehrsanordnung – Beschilderung).
• Direkterer Kontakt beim Thema Winterdienst - Planung und Ausführung.
• Bündelung von Ämtern mit Rechtsfragen und Zuordnung zum Justitiar.
• Alle technischen Ämter sind in einem Dezernat.

 

 

Nicht gelöste Problemstellungen

• Dem Bereich Mobilität fehlt die direktere Anbindung an die Stadtplanung, an das Ordnungsamt (Straßenverkehrsbehörde) und die Stadtwerke (ÖPNV)
• Relativ viele Stabsstellen beim Oberbürgermeister
• Der Eigenbetrieb Stadtwerke wird von zwei Dezernenten geleitet.
• Steuerung der Stadtverwaltung aus zwei Dezernaten.
• Die Verwaltung von unbebauten und bebauten Grundstücken ist in unterschiedlichen Dezernaten untergebracht.

 

 

Förmliche Voraussetzungen

 

Nach § 44 Abs. 1 der Gemeindeordnung Baden-Württemberg ist die Neuordnung der Geschäftskreise der Beigeordneten im Einvernehmen mit dem Gemeinderat möglich.

 

 

Alternativen:

 

Belassen bei der derzeitigen Struktur mit allen ihren Nachteilen.

 

JA
NEIN	x