1. Die Erfassung von Arbeitsaufträgen zur Rechnungserstellung für die innere Verrechnung wird digitalisiert.
2. Im Baubetriebshof wird WLAN installiert.
3. Zur Umsetzung wird das Modul „Mobile Erfassung“ von mps ARES zur Prozessoptimierung im ARES-Programm beschafft.
4. Die Mitarbeiter werden mit den notwendigen mobilen Geräten ausgestattet und auf deren Anwendung geschult.

Zusammenfassung des Sachverhalts

 

Im Baubetriebshof soll künftig die Erfassung von Daten in der Spielplatz- und Gewässerkontrolle, Arbeitszeiten für die Arbeitsaufträge digital mit mobilen Geräten erfolgen. Die Möglichkeit anhand von Fotos Schäden im Stadtgebiet zu dokumentieren und die Erreichbarkeit der Mitarbeiter soll die Arbeit insgesamt effizienter gestalten und den Service verbessern.

 

Ziele der Maßnahme

Digitale Protokolle sollen in den Bereichen der Spielplatzkontrolle und Gewässerkontrolle umfangreiche und lückenlose Dokumentationen für Versicherungszwecke ohne riesigen Zeit- und Platzaufwand ermöglichen.

Einsparung in der Erfassung der Daten für die innere Verrechnung von Arbeitsaufträgen vom Baubetriebshof, sowie der lohnrelevanten Daten. Dies ermöglicht künftig eine Teilzeitstelle in der Baubetriebshof-Verwaltung dauerhaft einzusparen und gleichzeitig die Bearbeitung von Schadensfällen im öffentlichen Verkehr von Leonberg weiterhin zu bearbeiten.

Verbesserung des Service und der Effizienz insgesamt durch Erreichbarkeit der Mitarbeiter sowie Dokumentationsmöglichkeit.

 

Sachverhalt/Sachstand

Die Aufgabengebiete im Baubetriebshof sind vielfältig und bedürfen derzeit noch einigen Zeitaufwand in der Erfassung,  die momentan komplett von Hand erfolgt.

Mit Hilfe von Tablets sollen die Erfassungen der Kontrollen, Schäden usw. bei den Spielplätzen sowie in der Gewässerkontrolle künftig die Protokolle digital erstellt werden. Ähnlich wie im Winterdienst besteht hier eine Aufzeichnungspflicht für Versicherungszwecke. Diese werden derzeit in Papierform zehn Jahre aufbewahrt.

Eine Digitalisierung auf diesem Gebiet würde die Arbeit ungemein erleichtern! Die Mitarbeiter sind hier tagtäglich mit dem Schreiben von Protokollen für jede Kontrolle z.B. an jedem Spielgerät beschäftigt.

Die größte Erleichterung ist durch die Koppelung der Erfassungsgeräte mit dem Erfassungsprogramm für die Aufträge im Baubetriebshof zu erwarten.

Jeder Mitarbeiter soll künftig seinen Arbeitsauftrag zugeteilt durch die Einsatzleiter direkt auf seinem Mobilgerät erhalten. Erfasst werden dann direkt die Arbeitszeit, Fahrzeug-, Geräte- und Materialeinsatz. Ein einfaches Menü und eine Einweisung ins Programm soll es allen ermöglichen, schnell alle Daten einzugeben, die für die Verrechnung der Aufträge und zur Lohnabrechnung benötigt werden. Updates erhalten die Geräte über das WLAN im Baubetriebshof. Das heißt, die Kollegen bekommen so ihre neuen Arbeitsaufträge und was mobil eingepflegt wurde, gelangt ebenfalls über das WLAN ins Netzwerk zur weiteren Bearbeitung in der inneren Verrechnung und der Erfassung der Daten zur Lohnbuchhaltung.

Die Einsatzleiter sowie die Sachbearbeiter können in der Folge bis zur Rechnungserstellung eventuelle Fehler korrigieren, Rechnungen erstellen und die Daten an die Lohnbuchhaltung weiterleiten. Alle diese Vorgänge erfolgen im Moment noch in Papierform und erfordern einen immensen Zeitaufwand.

Ein weiterer Vorteil wäre auch, dass die auftraggebenden Kollegen durch eine „Erledigt“-Funktion direkt sehen können, dass der Auftrag bearbeitet und abgeschlossen wurde. Dies bedeutet eine Qualitätssteigerung für die gesamte Verwaltung, optimaler Informationsfluss und Zeitersparnis durch Wegfall diverser Nachfragen.

Der Aufwand für die Erfassung zur Rechnungserstellung an sich kann nach unseren Einschätzungen nach  einem repräsentativem Probejahr (vorausgesetzt die Umstellung funktioniert reibungslos) so reduziert werden, dass eine derzeit noch bestehende Teilzeitstelle zur Erfassung dieser Daten langfristig entfallen kann und es dennoch möglich ist, weiterhin die Bearbeitung der Schadensfälle auf den Straßen in Leonberg wie vom Hauptamt gewünscht zu bewerkstelligen.

Geplant ist, diese Teilzeitstelle zumindest während des Probejahres wegen dem Aufwand zur Erfassung sowie zur Einarbeitung  der Mitarbeiterin in der Zentrale in die Schadensfälle, befristet zu besetzen. Wenn dann alles gut läuft, kann die Teilzeitstelle abgebaut werden.

Ein gewisser Aufwand für Prüfung und Fehlerbehebung eventuelle Rücksprachen mit Mitarbeitern und den Einsatzleitern wird jedoch bleiben. Wo sich dieser einpendelt, kann noch nicht gesagt werden.

Die Erfassung der Tagesrapporte unserer Mitarbeiter erfolgt zurzeit bis zu 1,5 Monate (Lohnabgabeschluss KIRU) nach Erbringung der Leistung der Mitarbeiter. Hier könnten wir schätzungsweise die Zeit inklusive Prüfung und Korrekturen auf drei Wochen verringern.

Stupide Massenerfassung unter hohem Druck (da lohnrelevante Daten) entfällt. Fehlerquellen verlagern sich zum Mitarbeiter und dieser wird in eigenem Interesse die Daten sorgfältig erfassen. Der Einsatzleiter hat die Möglichkeit die Daten zeitnah (evtl. schon am nächsten Tag) einzusehen und zu prüfen.

Die Abrechnungen der internen Baubetriebshof-Leistungen könnten früher erfolgen.

Bilddokumentation von Schäden wäre durch alle Mitarbeiter möglich und damit schnellere Entscheidungen zur Beseitigung, besserer Service.

Erreichbarkeit der Mitarbeiter durch mobiles Erfassungsgerät. Dies ermöglicht ebenfalls schnelleres Handeln bei Gefahr im Verzug, effizienteres Arbeiten und Verbesserung im Service.

 

Weiteres Vorgehen

Beauftragung der IuK zur Beschaffung der Geräte und Installation des WLAN-Anschlusses.

Beauftragung der Firma MPS-ARES zur Installation der benötigten Software und notwendigen Schulung der Mitarbeiter.

 

Alternativen zum Beschlussvorschlag

      Sämtliche Erfassungen erfolgen weiterhin per Hand. Ebenso wird die Verwaltung der Daten zeit- und platzintensiv bleiben.

      Die bestehende Teilzeitstelle zur händischen Erfassung für die innere Verrechnung bleibt längerfristig erhalten.

      Eine Verbesserung der Effektivität der Organisation im Baubetriebshof insgesamt ist kaum zu erwarten.

      Derzeit bestehende Lücken im Service können nicht geschlossen werden.

 

 

Kontierung	Jahr	verfügbares Budget	Finanzbedarf	Bemerkung
Investition: 7 1125 0036 003 Sachkonto:    7831 0000	2017	59.100 €	59.100 €	Erstausstattung mit Mobilgeräten, WLAN, Schulungen
Kostenstelle: 1125 0000 Sachkonto:    4271 0000	2017	7.600 €	7.600 €	Wartungskosten, Lizenzen
Kostenstelle: 1120 0000 Sachkonto:    4431 0000	2017	5.000 €	5.000 €	Mobilfunkkosten, Vertragsgebühren
Summe	2017	71.700 €	71.700 €
Investition: 7 1125 0036 003 Sachkonto:    7831 0000	2018		14.850 €	Erstausstattung für die Gewässerkontrolle
Kostenstelle: 1125 0000 Sachkonto:    4271 0000	2018		7.600 €	Wartungskosten, Lizenzen
Kostenstelle: 1120 0000 Sachkonto:    4431 0000	2018		5.000 €	Mobilfunkkosten, Vertragsgebühren
Summe	2018		27.450 €
Investition: 7 1125 0036 003 Sachkonto:    7831 0000	2019		4.350 €	Reparaturen, Ersatzbeschaffung
Kostenstelle: 1125 0000 Sachkonto:    4271 0000	2019		7.600 €	Wartungskosten, Lizenzen
Kostenstelle: 1120 0000 Sachkonto:    4431 0000	2019		5.000 €	Mobilfunkkosten, Vertragsgebühren
Summe	2019		16.950 €
Investition: 7 1125 0036 003 Sachkonto:    7831 0000	2020		19.500 €	Reparaturen, Ersatzbeschaffung
Kostenstelle: 1125 0000 Sachkonto:    4271 0000	2020		7.600 €	Wartungskosten, Lizenzen
Kostenstelle: 1120 0000 Sachkonto:    4431 0000	2020		5.000 €	Mobilfunkkosten, Vertragsgebühren
Summe	2020		32.100 €

Klaus Brenner Bürgermeister		Bernhard Schuler Oberbürgermeister