1. Abteilung Steuern und Abgaben: Der unbefristeten Schaffung von einer Stelle in Entgeltgruppe 9c bzw. Besoldungsgruppe A10 mit einem Beschäftigungsgrad von 50 Prozent für den Bereich Sachbearbeitung Gewerbesteuer wird zugestimmt.

Die Stelle ist im Stellenplan 2024 entsprechend einzuplanen.

Die Personalaufwendungen für das Jahr 2024 in Höhe von insgesamt 28.000 EUR sind entsprechend einzuplanen.

 

2. Abteilung Steuern und Abgaben: Der bis auf zwei Jahre befristeten Schaffung von einer Stelle in Entgeltgruppe 7 bzw. Besoldungsgruppe A8 mit einem Beschäftigungsgrad von 100 Prozent für den Bereich Sachbearbeitung Grundsteuer/Grundsteuerreform wird zugestimmt.

Die Stelle ist im Stellenplan 2024 entsprechend einzuplanen.

Die Personalaufwendungen für das Jahr 2024 in Höhe von insgesamt 55.000 EUR sind entsprechend einzuplanen.

 

3. Abteilung Finanzen: Der Erhöhung des Stellenumfangs für die Stelle Sachbearbeitung Grundstücksverkehr um 25% (von 75% auf 100%) und einer parallelen Wiederbesetzung wird zugestimmt.

       Die Stelle ist im Stellenplan 2024 entsprechend einzuplanen.

Die Personalaufwendungen für das Jahr 2024 in Höhe von insgesamt 16.000 EUR sind entsprechend einzuplanen.

 

4. Abteilung Stadtkasse: Der unbefristeten Schaffung von einer Stelle in Entgeltgruppe 7 mit einem Beschäftigungsgrad von 100 Prozent für den Bereich Sachbearbeitung Stadtkasse wird zugestimmt.

       Die Stelle ist im Stellenplan 2024 entsprechend einzuplanen.

Die Personalaufwendungen für das Jahr 2024 in Höhe von insgesamt 55.000 EUR sind entsprechend einzuplanen.

 

Zu Beschlussantrag Nr. 1

Abteilung Steuern und Abgaben - Sachgebiet Gewerbesteuer

 

Sachverhalt mit der Stellungnahme der Verwaltung

 

Bereits im GPA-Gutachten von 1996 wurde festgestellt, dass für den Bereich Gewerbesteuer ein Personalbedarf von 1,40 Stellen besteht. Seither wird der Stellunumfang jedoch nur von einer Stelleninhaberin abgedeckt. Möglich war dies aufgrund der jahrelangen Erfahrung der Stelleninhaberin auf dieser Stelle, sowie ein außerordentliches Maß an Engagement in ihrem Fachbereich, u.a. wird die Urlaubsplanung am Arbeitsanfall orientiert, ist selten krank, hohes Fach- und Fallwissen usw.

 

Die Fallzahlen und der Arbeitsaufwand steigen seit Jahren stetig an. Insbesondere die letzten Jahre wurden auf Grund der allgemeinen Wirtschaftslage vermehrt Anpassungs- und Stundungsanträge gestellt. Der Gesamtaufwand kann trotz des hohen Engagements nicht mehr nur durch eine Mitarbeiterin aufgefangen werden. Eine personelle Erweiterung ist nun unabdingbar geworden. Eine Vertretung der Stelleninhaberin konnte bisher nur sachgebietsfremd gewährleistet werden.

 

Gemessen an den Fallzahlen liegt gegenüber dem GPA-Gutachten von 1996 eine Steigerung von mindestens 10% vor, so dass von einem Personalbedarf von mittlerweile 1,54 Stellen auszugehen ist. Unberücksichtigt ist dabei der gestiegene Aufwand durch die Zunahme von Anpassungs- und Stundungsanträgen, sowie die gestiegene Dynamik einzelner Fälle durch die wirtschaftliche Gesamtlage. Es ist davon auszugehen, dass dies noch weiter zunehmen wird.

 

Gegenfinanzierung:

 

Vergleich Erträge aus Gewerbesteuer vor und nach Pandemie:

• 2019 mit 27,7 Mio EUR
• 2022 mit 32,6 Mio EUR

 

 

Zu Beschlussantrag Nr. 2

Abteilung Steuern und Abgaben - Sachgebiet Grundsteuer

 

Sachverhalt mit der Stellungnahme der Verwaltung

 

Bereits mit Vorlage 2021/154 wurde die Notwendigkeit von Erfassungspersonal im Rahmen der Grundsteuerreform aufgezeigt. Von jährlich bisher durchschnittlich 2.100 Fällen müssen aufgrund der Grundsteuerreform sämtliche ca. 25.000 Fälle erfasst und es müssen neue Bescheide erstellt werden. Eine Voraberfassung ist nicht möglich, so dass sämtliche Messbescheide frühestens ab ca. Januar 2024 eingearbeitet werden können. Hinzu kommt eine Systemumstellung in SAP von KM-V zu KM-StA, welche erst im Januar 2024 zur Verfügung stehen wird.

 

Der Städtetag Baden-Württemberg hatte eine Kalkulation veröffentlicht, bei der auf die Stadt Leonberg umgerechnet ein zusätzlicher Personalbedarf von drei Stellen für die Datenerfassung notwendig ist.  Mit der vorhandenen Personalausstattung ist der Abschluss der Veranlagungsarbeiten bis Ende 2024 nicht realisierbar. Für die Umsetzung der Grundsteuerreform und die Erledigung aller damit zusammenhängenden Aufgaben, auch nach dem 31.12.2024, benötigt die Abteilung Steuern und Abgaben eine zusätzliche Stelle, damit die Erfassungen bis spätestens Mitte Dezember abgeschlossen sind. Der angemeldete Stellenbedarf bleibt deutlich unter der genannten Empfehlung. Sollte sich das Erfassungsverfahren über diesen Zeitpunkt hinaus verschieben, verschiebt sich auch die Jahresveranlagung für das Jahr 2025. In der Folge stünde der Stadt zumindest ein Teil der jährlichen Grundsteuereinnahmen erst zu einem wesentlich späteren Zeitpunkt zu Verfügung.

 

Gegenfinanzierung:

 

Erträge aus Grundsteuer A und B von jährlich 10,4 Mio EUR.

 

 

Zu Beschlussantrag Nr. 3

Abteilung Finanzen - Sachgebiet Grundstücksverkehr

 

Sachverhalt mit der Stellungnahme der Verwaltung

 

Die Bearbeitung von grundstücksrelevanten Themen wird durch die notwendige Abstimmung mit den Fachämtern aufwändiger und zeitintensiver. Die bestehenden Pachtverträge sollten regelmäßiger überprüft und aktualisiert werden. Außerdem ist durch den reduzierten Stellenanteil die Absprache der Vertretung innerhalb des Sachgebiets erschwert. Zusätzliche Arbeiten aus Umstellungen von SAP können nicht nur durch die übrigen Mitarbeiter mit teilweise ebenfalls reduziertem Beschäftigungsumfang abgedeckt werden. Der derzeitige Stelleninhaber wird MItte 2024 die Passivphase der Altersteilzeit antreten. Die Stelle soll von 75 % auf 100 % aufgestockt werden, gleichzeitig wird eine parallele Nachbesetzung von wenigen Monaten zur Einarbeitung angestrebt.

 

Gegenfinanzierung:

 

Erträge aus Pachteinnahmen von jährlich 110.000 EUR 

 

 

Zu Beschlussantrag Nr. 4

Abteilung Stadtkasse - Sachgebiet Buchhaltung Sachbearbeitung

 

Sachverhalt mit der Stellungnahme der Verwaltung

 

Durch den hohen Personalwechsel in der Stadtverwaltung ist der Überprüfungsaufwand von Rechnungen und Anordnungen in der Stadtkasse stetig gewachsen. Der Kontrollaufwand behindert den reibungslosen Ablauf der Rechnungs- und Anordnungsbearbeitung. Rechnungen können nicht immer zeitnah und rechtzeitig bearbeitet und oft nach Zahlungsziel zur Stadtkasse weitergeleitet werden. Oft müssen Anordnungen an das Fachamt zurückgesendet werden. Das Personal in der Buchhaltung kommt so nicht dazu, sich der Erfassung der Anordnungen und damit einer zügigen Auszahlung zu widmen. Dies wurde auch durch Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamts festgestellt.

 

Diese Kontrollfunktion ist jedoch unabdingbar, um grobe Fehler in der Buchführung und damit im Rechnungswesen zu vermeiden. Wird nur durchgebucht, stimmt die Jahresrechnung in der Folge nicht. Die Nacharbeiten im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten haben dies gezeigt und führen zu einer Verzögerung bei der Aufstellung der Jahresabschlüsse. Diese müssen jedoch auf Grund der vorgesehenen Umstellung in SAP auf S/4HANA bis zur Umstellung 2026/2027 aufgearbeitet sein. Um ein möglichst fehlerfreies Rechnungswesen gewährleisten zu können und damit auch die korrekte Darstellung der Ertrags-, Finanz- und Vermögenslage zu geährleisten, sollte diese Kontrolle noch verstärkt werden. Mit dem vorhandenen Personalbestand und der für die Buchhaltung erforderlichen Qualifikation kann dies nicht gewährleistet werden.

 

Auf der Stelle sollen alle Kontrollen der Anordnungen zusammengefasst werden, die bislang auf Grund der jeweiligen Sachverhalte von unterschiedlichen Stellen (Anlagenbuchhaltung, Steuerbeauftragte Person, Buchhaltung) wahrgenommen werden. Dies sind:

 

• Korrekte Anordnung
• Ist die USt-IdNr. des Geschäftspartners richtig oder überhaupt angegeben? Bei ausländischen Rechnungen ist eine Prüfung durch die Steuerbeauftragte Person notwendig.
• Ist der USt.-Schlüssel angegeben?
• Entspricht die Nettofälligkeit auf der Auszahlungsanordnung der auf der Rechnung?
• Ist das richtige Haushaltsjahr angegeben (insbesondere über den Jahreswechsel)?
• Sind die Unterschriften vollständig (sachlich und rechnerisch richtig + angeordnet)? Jede Unterschrift muss geprüft werden — auch hinsichtlich der Zuständigkeit, was auf Grund der vielen Einzelfallregelungen und zahlreichen Budgetverantwortlichen einen höheren Aufwand verursacht.
• Sind die begründenden Unterlagen bei Anordnungen ausreichend?
• Sind bei der Erstattung von Auslagen alle Dokumente vollständig?
• Ist bei Auszahlungsanordnungen und insbesondere bei Dauerauszahlungs-anordnungen die IBAN angegeben?
• Stimmen Teilbeträge mit dem Gesamtbetrag überein? (Nachrechnung)
• Wurde bei Rechnungskopien der Vermerk „gilt als Original" gesetzt?
• Kontrolle der Auslagen und Handvorschüsse auf nicht abrechenbare Posten wie z.B. Pfand.
• Durchsicht der Rechnungen auf Vermögensgegenstände > 1.000 EUR/netto (Investitionen) bzw.  > 800 EUR/netto bei Betrieben gewerblicher Art sowie korrekte Abgrenzung Ergebnishaushalt  und Finanzhaushalt.
• Vorlage von investiven Rechnungen in der Abteilung Finanzen, Anlagenbuchhaltung (Prüfung dort: Sachkonto, Anlagennummer etc. korrekt, muss neue Anlagennummer angelegt werden usw.?)

 

Gegenfinanzierung:

 

Zum 01.09.2023 wurde auf Grund des Weggangs des Abteilungsleiters Finanzen die Abteilung Finanzen neu organisiert. Die Abteilungsleitung wurde u.a. durch eine Teamleitung für das Sachgebiet Finanzen ersetzt, die Abteilungsleitung wird von der Amtsleitung mit übernommen. Aufgaben wurden neu verteilt. Durch die Neuorganisation ergeben sich bei gleichen Stellenanteilen Einsparungen bei den Personalkosten von rund 20.000 EUR im Jahr.

JA

x

NEIN

 

Kontierung	Jahr	verfügbares Budget	Finanzbedarf	Bemerkung
Kostenstellen: 11120000, 11220000, 11330000, 11320000, Sachkonten: 40110000, 40120000, 40210000, 40220000, 40320000, 40410000	2024	1.988.353 €	2.142.353 €	Mehraufwandendungen durch Stellenschaffung und Stellenmehrung für ein ganzes Jahr kalkuliert, bei späterer Besetzung anteilige Kosten.