Anfrage aus dem Finanz- und Verwaltungsausschuss vom 10.03.2021

Frau Staubach erläutert, sie hätte keine Telefonnummer des Ordnungsamtes gefunden und bittet, eine Telefonnummer erkennbar für die Bürger zu hinterlegen.

Sie berichtet, wenn Bürger beispielsweise für die Beantragung eines neuen Personalausweises anrufen, würde es bis zu 5 Wochen dauern, bis ein Termin zur Verfügung steht.

 

Herr Pfitzenmaier unterstreicht, er hätte die Erfahrung aus nächster Nähe ebenfalls gemacht. Er habe den Eindruck, dass das Bürgeramt wochenlang keine Termine angeboten habe und alles geschoben wurde, dies könne im Zusammenhang mit Corona aber nur teilweise begründet werden.

Stellungnahme der Verwaltung

Das Bürgeramt ist unter der Telefonnummer 07152/990-2330 erreichbar. Diese ist auch auf der Homepage hinterlegt.

 

Es gibt mehrere Faktoren, die zusammen zu der veränderten Situation im Bürgeramt führen:

 

1. Personalsituation: Von den sechs Stellen im Bürgeramt gab es seit März 2020 bei vier Stellen Personalwechsel. In der Summe ist seit dieser Zeit mindestens eine Stelle durchgehend unbesetzt. Die Nachbesetzung erfolgt im Mai 2021 mit einer Mitarbeiterin, die zu diesem Zeitpunkt die Ausbildung bei der Stadtverwaltung abschließt. Jeder Stellenwechsel bedeutet einen Wissens- und Erfahrungsverlust. Jede neue Mitarbeiterin muss von einer der verbliebenen Mitarbeiterinnen eingearbeitet werden.

 

Außerdem ist der Teamleiter des Ausländer- und Bürgeramtes - ein langjährig für die Stadt Leonberg in diesem Bereich tätiger Beamter des gehobenen nichttechnischen Verwaltungs­dienstes - seit längerer Zeit krankheitsbedingt nicht mehr in der Lage, die mit der Teamlei­tung verbundenen Aufgaben wahrzunehmen.

 

Die oben dargestellten Personalwechsel erfolgten, ohne dass eine Teamleitung eine geord­nete und umfassende Einarbeitung sicherstellen konnte. Hierdurch entstehen Betriebsab­laufstörungen und Verluste in der Dienstleistungsqualität, da den Beschäftigten eine fach­kompetente Anleitung und Führung fehlt.

 

Der aktuelle Teamleiter hat bereits die frühestmögliche Zurruhesetzung wegen Schwerbe­hinderung zum 31.10.2022 beantragt. Ab 01.11.2022 ist er nicht mehr im Dienst.
Er ist auch bereit, die Leitung des Teams abzugeben und den Wissenstransfer zu unter­stützen. Ihm werden andere Aufgaben im Amt übertragen, die seiner Leistungsfähigkeit entsprechen.

 

Im Ordnungsamt sollte die Teamleitung des Ausländer- und Bürgeramt neu besetzt werden. Es wird vorgeschlagen, dass die Teamleitung ausgeschrieben und zum frühest­mög­lichen Termin neu besetzt wird. Hierfür muss interimsweise bis zum 31.10.2022 die Stelle doppelt besetzt werden.

 

2. Corona-Situation: Das Bürgeramt ist äußerst beengt. Es sind 5 Schalter eingerichtet. Die Mitarbeiterinnen sind durch Plastiktrennwände etwas geschützt, müssen aber dennoch den ganzen Tag Maske tragen. Auf Grund der räumlichen Situation kann an maximal drei Schaltern gleichzeitig bedient werden.

 

3. Terminvergabe: Das Bürgeramt arbeitet seit ca. einem Jahr mit Terminvergaben. Über den Sommer 2020 gab es parallel Terminschalter und Schalter zur Bedienung ohne Termin. Dieses System hat sich nicht bewährt. Es gab lange Warteschlangen. Es ist richtig, dass derzeit Termine weit im Voraus vergeben werden. Auf Grund der hohen Nachfrage wurde kurzfristig die Online-Terminanfrage installiert. Damit gehen jeden Tag 60 - 100 E-Mails ein. Eine Mitarbeiterin ist ausschließlich damit beschäftigt, Termine zu vereinbaren und zu koordinieren. Die Termine werden i.d.R im 15-Minuten-Takt vergeben. Dringende Fälle werden zusätzlich und sofort bearbeitet. Die Abholung von Ausweispapieren ist zum einen über das Ausweisterminal oder persönlich ohne Termin möglich.

 

Derzeit wird ein zentrales Terminvergabemanagementsystem beschafft und in die städtische Website eingebunden.

 

Bürgerinnen und Bürger können hierüber Termine für gewünschte Bürgerdienste buchen. Dabei wird auch unterschieden, welcher Art die Dienste sind (z. B. Abholung, Anträge, Vorsprachen). Entsprechend wird die Termindauer angepasst und angeboten.

 

Das System erübrigt eine Vielzahl von Telefonanrufen bzw. E-Mail-Anfragen und entlastet so das Bürgeramt-Team und verbessert gleichzeitig die Erreichbarkeit des Bürgeramtes.

 

Das System ist bereits ausgewählt. Als nächster Schritt wird es auf die Website eingebunden und die beteiligten Mitarabeiter/innen werden geschult.