1. Die losweise Vergabe der Jahresarbeiten an den städtischen Gebäuden für das Gewerk Sanitär bis zum 31.12.2022 an die folgenden Firmen wird auf Grundlage deren Angebote je Los vorbehaltlich deren Zustimmung zu geänderten Ausführungs-, Zuschlags- und Bindefristen genehmigt:

 

• Los 1: Fa. Käfer GmbH, Liebigstr. 4, 71229 Leonberg; Angebot i. H. v. 10.829,00 €
• Los 2: Fa. Käfer GmbH, Liebigstr. 4, 71229 Leonberg; Angebot i. H. v. 8.115,80 €
• Los 3: Fa. Käfer GmbH, Liebigstr. 4, 71229 Leonberg; Angebot i. H. v. 27.774,60 €
• Los 4: Fa. Detlef Bich Elektro u. Haustechnik GmbH & Co.KG, Gleiwitzer Str. 47, 71229 Leonberg; Angebot i. H. v. 42.155,75 €
• Los 5: Fa. Detlef Bich Elektro u. Haustechnik GmbH & Co.KG, Gleiwitzer Str. 47, 71229 Leonberg; Angebot i. H. v. 42.155,75 €
• Los 6: Fa. Detlef Bich Elektro u. Haustechnik GmbH & Co.KG, Gleiwitzer Str. 47, 71229 Leonberg; Angebot i. H. v. 16.219,70 €

 

2. Die losweise Vergabe der Jahresarbeiten an den städtischen Gebäuden für das Gewerk Heizung bis zum 31.12.2022 an die folgenden Firmen wird auf Grundlage deren Angebote je Los vorbehaltlich deren Zustimmung zu geänderten Ausführungs-, Zuschlags- und Bindefristen genehmigt:

 

• Los 1: Fa. Brenner GmbH, Liebigstr. 4, 71229 Leonberg; Angebot i. H. v. 6.592,60 €
• Los 2: Fa. Brenner GmbH, Liebigstr. 4, 71229 Leonberg; Angebot i. H. v. 35.890,40 €
• Los 3: Fa. Brenner GmbH, Liebigstr. 4, 71229 Leonberg; Angebot i. H. v. 24.014,20 €
• Los 4: Fa. Detlef Bich Elektro u. Haustechnik GmbH & Co.KG, Gleiwitzer Str. 47, 71229 Leonberg; Angebot i. H. v. 76.487,25 €
• Los 5: Fa. Detlef Bich Elektro u. Haustechnik GmbH & Co.KG, Gleiwitzer Str. 47, 71229 Leonberg; Angebot i. H. v. 51.586,50 €
• Los 6: Fa. Detlef Bich Elektro u. Haustechnik GmbH & Co.KG, Gleiwitzer Str. 47, 71229 Leonberg; Angebot i. H. v. 9.466,45 €

 

3. Die losweise Vergabe der Jahresarbeiten an den städtischen Gebäuden für das Gewerk Elektro bis zum 31.12.2022 an die folgenden Firmen wird auf Grundlage deren Angebote je Los vorbehaltlich deren Zustimmung zu geänderten Ausführungs-, Zuschlags- und Bindefristen genehmigt:

 

• Los 1: Fa. Bibrlik & Stefani Fernmelde-, Daten- und Elektrotechnik, Schlosshof 14, 71686 Remseck; Angebot i. H. v. 39.484,20 €
• Los 2: Fa. Ziegler Systemhaus GmbH, Stuttgarter Str. 56, 71701 Schwieberdingen; Angebot i. H. v. 32.921,35 €
• Los 3: Fa. Bibrlik & Stefani Fernmelde-, Daten- und Elektrotechnik, Schlosshof 14, 71686 Remseck; Angebot i. H. v.  27.762,70 €
• Los 4: Fa. Ziegler Systemhaus GmbH, Stuttgarter Str. 56, 71701 Schwieberdingen; Angebot i. H. v.  135.773,05 €
• Los 5: Fa. Ziegler Systemhaus GmbH, Stuttgarter Str. 56, 71701 Schwieberdingen; Angebot i. H. v.  126.598,40 €
• Los 6: Fa. Bibrlik & Stefani Fernmelde-, Daten- und Elektrotechnik, Schlosshof 14, 71686 Remseck; Angebot i. H. v. 72.804,20 €  

 

Sachverhalt mit der Stellungnahme der Verwaltung

 

Die Verwaltung schließt für regelmäßig wiederkehrende Bauunterhaltungsmaßnahmen

(Kleinreparaturen, Instandsetzungs-, Reparatur-, Wartungs-, Notdienst- und Havariearbeiten

pro Einzelfall unter 5.000 EUR) an den Gebäuden der Stadt Leonberg für die Gewerke

Sanitär, Heizung und Elektro Rahmenverträge (Jahresvertragsarbeiten) ab.

 

Die letzte Ausschreibung der o. g. Gewerke der Jahresarbeiten erfolgte im Jahr 2016. Die

Rahmenverträge der Jahresarbeiten wurden im Dezember 2016 mit Vertragslaufzeiten vom

01/2017 bis 12/2019 abgeschlossen.

 

Aus der Prüfung der Gemeindeprüfanstalt (GPA) im Jahr 2019 über die Bauausgaben der Stadt Leonberg 2014 – 2018 ergaben sich zu beachtende Hinweise und Anmerkungen für das Ausschreibungsverfahren von Jahresarbeiten. Da der Prüfbericht der GPA erst seit dem 17.12.2019 vorlag, war eine Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung im Jahr 2019 nicht mehr möglich.

 

Mit der Vorlage 2020/002 und Beschlussfassung des Gemeinderats vom 28.01.2020 wurde daher zugestimmt, die Jahresverträge der Gewerke Sanitär, Heizung und Elektro um ein Jahr bis zum 31.12.2020 zu verlängern. So konnten im Laufe des Jahres 2020 die Vorgaben der GPA und die aktuellen Vergabekriterien abschließend definiert und der Ausschreibungsprozess korrekt gestartet werden.

 

 

Erarbeitung der Ausschreibungsgrundlagen

 

Ermittlung der Auftragshöhen

 

Für die einzelnen Gewerke wurden aus den Gebäudeunterhalts-Gesamtkosten der vergangenen Jahre folgende jährlichen Durchschnittsauftragsvolumen ermittelt:

 

- Sanitär   152.000 €

- Heizung   209.000 €

- Elektro  409.000 € (inkl. Wartungen)

 

Aufgrund dieser jährlichen Auftragsvolumen war je Gewerk eine öffentliche Ausschreibung durchzuführen.

 

Letztlich entscheidet über das Auftragsvolumen die Häufigkeit und Notwendigkeit der

Reparaturmaßnahmen sowie Havarien in den einzelnen Gebäuden, daher handelt es sich

bei den o. g. Zahlen um Schätzzahlen.

 

Über die Aufwandsart 42110000 Unterhaltung der Grundstücke und baulichen Anlagen

(Ergebnishaushalt) werden auch weitere Gewerke, wie zum Beispiel Schlosser-, Schreiner-,

Fensterarbeiten etc. abgerechnet, für die aufgrund des Auftragsvolumens keine Jahresausschreibung erfolgt. Ebenso werden außerhalb der

Jahresvertragsarbeiten über Direktauftrag, freihändige Vergabe oder beschränkte

Ausschreibung weitere notwendige Instandhaltungsmaßnahmen abgerechnet. Die Vergabe dieser Leistungen erfolgt entsprechend den Vorgaben.

Die Jahresarbeiten der Gewerke Heizung, Sanitär und Elektro stellen nur einen Teil aus dem

Finanzbedarf von 3.019.000 EUR für das Jahr 2021 und 3.898.900 EUR für das Jahr 2022 dar.

 

Losbildung

 

Das Gebäudemanagement betreut derzeit ca. 200 Gebäude / Kostenstellen mit einer Gesamtnutzfläche von ca. 174.000 m². Dieser Gebäudebestand wurde entsprechend den Standorten der Gebäude in 6 Lose aufgeteilt:

 

-          Los 1: Ortsteil Gebersheim

-          Los 2: Ortsteil Höfingen

-          Los 3: Ortsteil Warmbronn

-          Los 4: Stadtteil Leonberg

-          Los 5: Stadtteil Eltingen

-          Los 6: Stadtteil Ramtel

 

Jedem Los liegt folglich ein Gebäudekatalog zugrunde, der den Ausschreibungen als Anlage beigefügt war. Der Bieter, der den Zuschlag für ein Los erhält, wird somit beauftragt, die Jahresarbeiten in sämtlichen Gebäuden dieses Loses durchzuführen.

 

Es wurde festgelegt und in den Ausschreibungsunterlagen bekanntgemacht, dass höchstens 3 Lose an einen Auftragnehmer vergeben werden. Dem liegt die Annahme zugrunde, dass die Betreuung des Gebäudebestandes von mehr als 3 Losen für eine einzelne Firma aus Kapazitätsgründen nicht zu leisten ist.

 

Die Bieter konnten für alle Lose ein Angebot abgeben oder auch nur für einzelne Lose.

 

Bewertungsmatrix

 

Um die Wertung der Angebote anhand der Eignung der Bieter für die Ausführung von Jahresarbeiten durchführen zu können, wurde eine Wertungsmatrix erstellt. Es wurden dabei folgende Kriterien für die Wertung herangezogen und entsprechend gewichtet:

 

 

Kriterium	Wichtung
Referenzen/ Eignungsnachweise: Wurden in den letzten 3 Jahren Jahresbauarbeiten vergleichbarer Art und Güte bei anderen Kommunen /öffentlichen Auftraggebern durchgeführt?	10 %
Mitarbeiteranzahl (jahresdurchschnittlich beschäftigte Arbeitskräfte)	10 %
Reaktionszeit– bei Notfällen	30 %
Reaktionszeit –  außerhalb von Notfällen (bei üblichen Aufträgen)	20 %
Preis laut Angebot	30 %
Summe	100 %

 

Zur Eignungsabfrage der Bieter wurde basierend auf dieser Wertungsmatrix ein Fragenkatalog erstellt, der von den Bietern je Los auszufüllen war.

 

 

Vergabevorschlag

 

Es wurden drei öffentliche Ausschreibungen durchgeführt:

-          LV 01: „Jahresarbeiten 2021/2022; Sanitärarbeiten“

-          LV 02: „Jahresarbeiten 2021/2022; Heizungsarbeiten“

-          LV 03: „Jahresarbeiten 2021/2022; Elektroarbeiten“

 

 

LV 01: Sanitärarbeiten

 

Im Rahmen der Öffentlichen Ausschreibung LV 01 „Sanitärarbeiten“ haben 7 Firmen die Ausschreibungsunterlagen angefordert. Bis zum Angebotseröffnungstermin am 02.02.2021 um 12:00 Uhr lagen 3 Angebote vor.

 

Durch das Gebäudemanagement sowie das Bauverwaltungs- und Bauordnungsamt wurde daraufhin die Prüfung und Wertung nach §§ 16 ff. VOB / A vorgenommen.

 

Die Wertungsstufen stellen sich wie folgt dar:

 

-  Wertungsstufe I (Formale Prüfung - Ausschlüsse von der Wertung):

Es musste keines der 3 Hauptangebote nach § 16 VOB/A, nach den Bewerbungsbedingungen oder aus sonstigen Gründen von der Angebotswertung ausgeschlossen werden.

 

-          Wertungsstufe II (Eignung der Bieter):

Es wurde kein Angebot nach § 16b Abs. 1 VOB/A im Rahmen der Eignungsprüfung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit) von der weiteren Angebotswertung ausgeschlossen.

 

-          Wertungsstufe III (Prüfung der Angebotspreise und fachtechnische

Prüfung):

Nach § 16c VOB/A musste kein Angebot aufgrund rechnerischer, technischer bzw. wirtschaftlicher Prüfung von der weiteren Wertung ausgeschlossen werden.

 

-          Wertungsstufe IV (Auswahl des annehmbarsten Angebots):

In der engeren Wahl verbleiben somit 3 Hauptangebote.

Nach den Wertungsstufen I bis IV ergibt sich nachfolgende Bieterrangfolge. Eventuelle Rechenfehler, Abgebote, Sondervorschläge, Nebenangebote und Nachlässe wurden hierbei im jeweiligen Angebotsendpreis berücksichtigt.

 

Ermittlung der wirtschaftlichsten Loskombination

 

Durch Ermittlung der Gesamtpunktzahlen aus der Wertungsmatrix kommt es zu folgendem Ergebnis:

 

Die Firma Käfer erreicht in den Losen 1, 2 und 3 die höchste Punktzahl. Diese 3 Lose sind somit an die Firma Käfer zu vergeben.

In den Losen 4, 5 und 6 erreicht die Firma Bich die höchste Punktzahl und bekommt demnach den Zuschlag für diese 3 Lose.

Die Vorgabe, dass max. 3 Lose an einen Bieter vergeben werden, wird eingehalten. Es ist folglich keine Variantenbetrachtung erforderlich.

 

Nach § 16d Abs. 1 Nr. 4 VOB/A stellen die Angebote der Firmen Käfer und Bich

unter Berücksichtigung aller technischen, wirtschaftlichen und funktionsbedingten Gesichtspunkten die wirtschaftlichsten und annehmbarsten dar.

 

Es wird daher als Ergebnis der Prüfung und Wertung der Bieter der engeren Wahl

vorgeschlagen, die Aufträge für die Lose 1, 2 und 3 an die Firma Käfer und die Aufträge für die Lose 4, 5 und 6 an die Firma Bich zu vergeben.

 

 

LV 02: Heizungsarbeiten

 

Im Rahmen der Öffentlichen Ausschreibung LV 02 „Heizungsarbeiten“ haben 7 Firmen die Ausschreibungsunterlagen angefordert. Bis zum Angebotseröffnungstermin am 02.02.2021 um 11:00 Uhr lagen 4 Angebote vor.

 

Durch das Gebäudemanagement sowie das Bauverwaltungs- und Bauordnungsamt wurde daraufhin die Prüfung und Wertung nach §§ 16 ff. VOB / A vorgenommen.

 

Die Wertungsstufen stellen sich wie folgt dar:

 

-          Wertungsstufe I (Formale Prüfung - Ausschlüsse von der Wertung):

Es musste keines der 4 Hauptangebote nach § 16 VOB/A, nach den Bewerbungsbedingungen oder aus sonstigen Gründen von der Angebotswertung ausgeschlossen werden.

 

-          Wertungsstufe II (Eignung der Bieter):

Es wurde kein Angebot nach § 16b Abs. 1 VOB/A im Rahmen der Eignungsprüfung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit) von der weiteren Angebotswertung ausgeschlossen.

 

-          Wertungsstufe III (Prüfung der Angebotspreise und fachtechnische

Prüfung):

Nach § 16c VOB/A musste kein Angebot aufgrund rechnerischer, technischer bzw. wirtschaftlicher Prüfung von der weiteren Wertung ausgeschlossen werden.

 

-          Wertungsstufe IV (Auswahl des annehmbarsten Angebots):

In der engeren Wahl verbleiben somit 4 Hauptangebote.

Nach den Wertungsstufen I bis IV ergibt sich nachfolgende Bieterrangfolge. Eventuelle Rechenfehler, Abgebote, Sondervorschläge, Nebenangebote und Nachlässe wurden hierbei im jeweiligen Angebotsendpreis berücksichtigt.

 

Ermittlung der wirtschaftlichsten Loskombination

 

Durch Ermittlung der Gesamtpunktzahlen aus der Wertungsmatrix kommt es zu folgendem Ergebnis:

 

Die Firma Brenner erreicht in allen 6 Losen die höchste Punktzahl. Da die Höchstzahl der Lose in der Ausschreibung auf 3 Lose je Auftragnehmer beschränkt wurde, ist zu ermitteln, welche 3 Lose aus den 6 Losen, in denen sie die erstplatzierte Bieterin ist, die Firma Brenner erhält.

 

Das Gebäudemanagement hat hierzu mit dem Bauverwaltungs- und Bauordnungsamt und dem Rechnungsprüfungsamt das anzuwendende Verfahren zur Ermittlung der Losverteilung abgestimmt. Gemäß dem Vergabe- und Vertragshandbuch für die Baumaßnahmen des Bundes (VHB) ist durch Gegenüberstellung aller möglichen Vergabevarianten die wirtschaftlichste Loskombination zu ermitteln.

 

Dabei gilt folgende Regel: Hat das Angebot eines Bieters in mehr als der angegebenen Höchstzahl der Lose die höchste Punktzahl, wird die unter Berücksichtigung der Rangfolge wirtschaftlichste Kombination aller Lose ermittelt. In jedem Fall erhält dieser Bieter solche Lose, in denen sein Angebot die höchste Punktzahl hat. Der Zuschlag wird auf die insgesamt wirtschaftlichste Kombination alles Lose erteilt.

 

Dies führt dazu, dass die Firma Brenner die Lose 1, 2 und 3 zugeteilt bekommt aus den insgesamt 6 Losen, in denen sie die höchste Punktzahl erreicht hat.

Die Firma Bich bekommt den Zuschlag für die verbleibenden Lose 4, 5 und 6.

 

Nach § 16d Abs. 1 Nr. 4 VOB/A stellen die Angebote der Firmen Brenner und Bich

unter Berücksichtigung aller technischen, wirtschaftlichen und funktionsbedingten Gesichtspunkten die wirtschaftlichsten und annehmbarsten dar.

 

Es wird daher als Ergebnis der Prüfung und Wertung der Bieter der engeren Wahl

vorgeschlagen, die Aufträge für die Lose 1, 2 und 3 an die Firma Brenner und die Aufträge für die Lose 4, 5 und 6 an die Firma Bich zu vergeben.

 

 

LV 03: Elektroarbeiten

 

Im Rahmen der Öffentlichen Ausschreibung LV 03 „Elektroarbeiten“ haben 14 Firmen die Ausschreibungsunterlagen angefordert. Bis zum Angebotseröffnungstermin am 02.02.2021 um 10:00 Uhr lagen 10 Angebote vor.

 

Durch das Gebäudemanagement sowie das Bauverwaltungs- und Bauordnungsamt wurde daraufhin die Prüfung und Wertung nach §§ 16 ff. VOB / A vorgenommen.

 

Die Wertungsstufen stellen sich wie folgt dar:

 

-          Wertungsstufe I (Formale Prüfung - Ausschlüsse von der Wertung):

Es musste keines der 10 Hauptangebote nach § 16 VOB/A, nach den Bewerbungsbedingungen oder aus sonstigen Gründen von der Angebotswertung ausgeschlossen werden.

 

-          Wertungsstufe II (Eignung der Bieter):

Es wurde kein Angebot nach § 16b Abs. 1 VOB/A im Rahmen der Eignungsprüfung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit) von der weiteren Angebotswertung ausgeschlossen.

 

-          Wertungsstufe III (Prüfung der Angebotspreise und fachtechnische

Prüfung):

Nach § 16c VOB/A musste kein Angebot aufgrund rechnerischer, technischer bzw. wirtschaftlicher Prüfung von der weiteren Wertung ausgeschlossen werden.

 

-          Wertungsstufe IV (Auswahl des annehmbarsten Angebots):

In der engeren Wahl verbleiben somit 10 Hauptangebote.

Nach den Wertungsstufen I bis IV ergibt sich nachfolgende Bieterrangfolge. Eventuelle Rechenfehler, Abgebote, Sondervorschläge, Nebenangebote und Nachlässe wurden hierbei im jeweiligen Angebotsendpreis berücksichtigt.

 

Ermittlung der wirtschaftlichsten Loskombination

 

Durch Ermittlung der Gesamtpunktzahlen aus der Wertungsmatrix kommt es zu folgendem Ergebnis:

 

Die Firma Ziegler Systemhaus erreicht in allen 6 Losen die höchste Punktzahl. Da die Höchstzahl der Lose in der Ausschreibung auf 3 Lose je Auftragnehmer beschränkt wurde, ist festzulegen, welche 3 Lose aus den 6 Losen, in denen sie die erstplatzierte Bieterin ist, die Firma Ziegler Systemhaus erhält.

 

Somit ist hier, wie auch beim Gewerk Heizung, die Ermittlung der wirtschaftlichsten Losverteilung durch Gegenüberstellung aller möglichen Varianten durchzuführen (vgl. hierzu auch Vergabe- und Vertragshandbuchs für die Baumaßnahmen des Bundes -VHB-).

 

Als Ergebnis bekommt die Firma Ziegler Systemhaus den Zuschlag für die Lose 2, 4 und 5 aus den insgesamt 6 Losen, in denen sie die höchste Punktzahl erreicht hat.

Die Firma Bibrlik & Stefani bekommt die verbleibenden Lose 1, 3 und 6.

 

Nach § 16d Abs. 1 Nr. 4 VOB/A stellen die Angebote der Firmen Ziegler Systemhaus und Bibrlik & Stefani unter Berücksichtigung aller technischen, wirtschaftlichen und funktionsbedingten Gesichtspunkten die wirtschaftlichsten und annehmbarsten dar.

 

Es wird daher als Ergebnis der Prüfung und Wertung der Bieter der engeren Wahl

vorgeschlagen, die Aufträge für die Lose 2, 4 und 5 an die Firma Ziegler Systemhaus und die Aufträge für die Lose 1, 3 und 6 an die Firma Bibrlik & Stefani zu vergeben.

 

 

Weiteres Vorgehen

 

Nach der Genehmigung der Vergabe an die vorgeschlagenen Fachfirmen für die Gewerke

Heizung, Sanitär und Elektro kann die formelle Beauftragung der Jahresarbeiten getätigt werden.

JA

x

NEIN

 

Kontierung	Jahr	verfügbares Budget	Finanzbedarf	Bemerkung
Unterhaltung der Grundstücke und baulichen Anlagen aller Gebäudekostenstellen inkl. Wartung	2021	3.611.400 EUR	3.611.400 EUR	Der Finanzbedarf für die Jahresarbeiten der Gewerke Heizung, Sanitär und Elektro ist im Haushaltsplan 2021 veranschlagt. Aus den Ausschreibungen ergibt sich ein jährlicher Finanzbedarf in Höhe von 786.631,90 EUR brutto. Der angebenene Finanzbedarf berücksichtigt darüber hinaus auch zusätzliche Bedarfe, welche entsprechend den Vorgaben beschafft werden.
Unterhaltung der Grundstücke und baulichen Anlagen aller Gebäudekostenstellen inkl. Wartung	2022	4.509.907 EUR	4.509.907 EUR	Der Finanzbedarf für die Jahresarbeiten der Gewerke Heizung, Sanitär und Elektro wird im Haushaltsplanentwurf 2022 berücksichtigt.