Anfrage aus dem Finanz- und Verwaltungsausschuss vom 02.07.2020

Herr Pfitzenmaier erklärt, dass Bürger bei einem Anliegen an einen Sachbearbeiter der Verwaltung, welcher nicht erreichbar ist, nicht an einen Vertreter weitergeleitet werden.

Er bittet um den Sachstand über die Regelung zur Benennung von ständigen Vertretern. 

 

Stellungnahme der Verwaltung

Innerhalb der Verwaltung besteht eine Vertretungsregelung.

Bei Abwesenheit der zuständigen Sachbearbeitung wird das Telefon auf die Stellvertretung umgeleitet und eine Abwesenheitsnotiz für eingehende E-Mails geschaltet, in der auf die Vertretung hingewiesen wird.

Durch die in Teilen der Verwaltung knapp bemessene Personalausstattung kommt es leider vor, dass auch die Vertretung durch die Wahrnehmung von Terminen oder durch nicht planbare Abwesenheiten verhindert ist. Dann erfolgt eine Telefonumleitung auf eine zentrale Stelle des jeweiligen Bereichs.