1. Der Gemeinderat stimmt der Verlängerung der Jahresarbeiten der Gewerke Heizung, Sanitär und Elektro für ein weiteres Jahr (bis 31.12.2020) zu.
2. Dem weiteren Vorgehen zur Erstellung und Durchführung der Ausschreibung wird zugestimmt

 

 

Sachverhalt mit der Stellungnahme der Verwaltung

Die Verwaltung schließt für regelmäßig wiederkehrende Bauunterhaltsmaßnahmen (Kleinreparaturen, Instandsetzungs-, Reparatur-, Wartungs-, Notdienst- und Havariearbeiten pro Einzelfall unter 5.000 EUR) an den Gebäuden der Stadt Leonberg für die Gewerke Heizung, Sanitär und Elektro Rahmenverträge (Jahresvertragsarbeiten) ab.

 

Die letzte Ausschreibung der o. g. Gewerke der Jahresarbeiten erfolgte im Jahr 2016. Die Rahmenverträge der Jahresarbeiten wurden im Dezember 2016 mit Vertragslaufzeiten vom 01/2017 bis 12/2019 abgeschlossen. Mit gegenseitigem Einverständnis beider Vertragspartner können die Verträge befristet verlängert werden.

 

Aufgrund der auslaufenden Verträge wurde im September 2019 mit der Durchführung der neuen Ausschreibung begonnen. Es fanden gemeinsame Abstimmungstermine mit dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) und der Vergabeabteilung statt, um die aktuellen Regelungen sowie die Hinweise und Anmerkungen aus der Prüfung der Gemeindeprüfanstalt (GPA) im Jahr 2019 über die Bauausgaben der Stadt Leonberg 2014 – 2018 für das Ausschreibungs-verfahren umzusetzen.
Der Prüfbericht der GPA liegt seit 17.12.2019 vor.

 

Im weiteren Schritt werden die Kriterien zur Vergabe der Leistung definiert, um insbesondere wirtschaftliche Aspekte, schnelle Reaktionszeit, Qualität und ausreichend Kapazität der Firmen unter Berücksichtigung von gebäudespezifischen Eigenschaften zu gewährleisten.

 

Für die einzelnen Gewerke wurden folgende Auftragsvolumen aus den vergangenen Jahren sowie das jährliche Durchschnittsauftragsvolumen ermittelt:

 

Gewerk	2016	2017	2018	Gesamtsumme	jährlicher Durchschnitt
Elektro	256.000 EUR	214.000 EUR	299.000 EUR	769.000 EUR	257.000 EUR
Heizung	122.000 EUR	125.000 EUR	121.000 EUR	368.000 EUR	123.000 EUR
Sanitär	183.000 EUR	161.000 EUR	211.000 EUR	555.000 EUR	185.000 EUR
	561.000 EUR	500.000 EUR	631.000 EUR	1.692.000 EUR	564.000 EUR

 

Somit ergibt sich ein jährliches Auftragsvolumen für das Gewerk Elektro von ca. 257.000 EUR, für das Gewerk Heizung von ca. 123.000 EUR und für das Gewerk Sanitär von ca. 185.000 EUR.

Letztlich entscheidet über das Auftragsvolumen die Häufigkeit und Notwendigkeit der Reparaturmaßnahmen sowie Havarien in den einzelnen Gebäuden, daher handelt es sich bei den o. g. Zahlen um Schätzzahlen. 

 

Über die Aufwandsart 42110000 Unterhaltung der Grundstücke und baulichen Anlagen (Ergebnishaushalt) werden auch weitere Gewerke, wie zum Beispiel Schlosser-, Schreiner-, Fensterarbeiten etc. abgerechnet. Ebenso werden, je nach Auftragsvolumen außerhalb der Jahresvertragsarbeiten über Direktauftrag, freihändige Vergabe oder beschränkte Ausschreibung, weitere notwendige Instandhaltungsmaßnahmen abgerechnet.

Die Jahresarbeiten der Gewerke Heizung, Sanitär und Elektro stellen nur einen Teil aus dem Finanzbedarf von 3.217.100 EUR für das Jahr 2020 dar.

 

Aufgrund der umfangreichen Vorbereitungsarbeiten unter Einarbeitung aktueller Regelungen und den Hinweisen und Anmerkungen der GPA Prüfung sowie personeller Engpässe im Gebäudemanagement war die Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung im Jahr 2019 nicht mehr möglich.

Es wird daher empfohlen, die Jahresverträge der Gewerke Heizung, Sanitär und Elektro, um ein Jahr zu verlängern, um nun die Vergabekriterien abschließend zu definieren und den Ausschreibungsprozess korrekt zu starten. Mit einem Ergebnis wird in der zweiten Jahreshälfte 2020 gerechnet, so dass dann bis Ende 2020 alle Jahresvertragsarbeiten neu vergeben werden können.

 

Sollte einer Verlängerung nicht zugestimmt werden, bedeutet dies zur Sicherstellung des laufenden Betriebs, dass für jeden Fall der oben beschriebenen Maßnahmen Einzelabfragen zu Kapazität, Preis und Ausführungstermin bei entsprechenden Firmen erfolgen müssen.

Die Behebung der Maßnahmen kann sich dadurch deutlich verzögern, der Prozess wird mehr personelle Kapazität beanspruchen und insbesondere bei einer guten Auftragslage werden von Firmen keine Angebote oder überhöhte Angebote abgegeben.

JA	x
NEIN

 

Kontierung	Jahr	verfügbares Budget	Finanzbedarf	Bemerkung
Aufwandsart 42110000 Unterhaltung der Grundstücke und baulichen Anlagen aller Gebäudekostenstellen	2020	3.217.100	3.217.100	Der Finanzbedarf von rund 564.000 EUR für die Jahresarbeiten der Gewerke Heizung, Sanitär und Elektro ist im Haushaltsplan 2020 veranschlagt