1. Vom Bericht über den Stand der Personalausgaben Stand 31. Mai 2018 wird Kenntnis genommen.

 

2. Die dargestellten Maßnahmen zur nachhaltigen und wirtschaftlichen Sicherung qualifizierten Personals werden genehmigt.

 

3. Die erforderlichen Mittel in Höhe von weiteren 80.000 Euro für Stellenausschreibungen und 15.000 Euro für den Aufbau einer eigenen Personalrekrutierung werden für 2018 zur Verfügung gestellt. Der globale Sperrvermerk von 5 % wird für das Konto 11210000 4271 0000 insoweit aufgehoben.
   
   Die Deckung erfolgt über höhere Schlüsselzuweisungen.

 

Zusammenfassung des Sachverhalts

Für das gesamte Jahr 2018 sind 37.272.796,- Euro für Personalkosten im Haushaltsplan veranschlagt; bis zum 31. Mai 2018 wurden 14.058.887 Euro aufgewendet.

 

Nach der aktuellen Hochrechnung ist davon auszugehen, dass der Planansatz voraussichtlich um 200.000 Euro überschritten werden wird.

 

Ziele der Maßnahme

Bericht über den Stand des Personalbudgets sowie der Kosten für Personalrekrutierung. Nachhaltige Sicherstellung der Gehaltszahlungen und des Verwaltungsbetriebs.

Sachverhalt/Sachstand

Bei der Hochrechnung, die im Juli 2017 für das Jahr 2018 erstellt wurde, war von einer Tariferhöhung ab 1. März 2018 in Höhe von 3 % ausgegangen worden. Die Tarifparteien vereinbarten im April 2018 eine Tarifsteigerung in Höhe von 3,19 %.

 

Diese ist noch nicht zur Auszahlung gelangt, denn zur Umsetzung ist es erforderlich, dass das Rechenzentrum eine entsprechende Programmänderung vornimmt. Es wird damit gerechnet, dass die rückwirkende Auszahlung der Tariferhöhung erst im August oder September 2018 erfolgen kann.

 

Eine lineare Hochrechnung bis 31. Dezember 2018 ist nicht möglich, da

• die Jahressonderzahlung im November und das Leistungsentgelt im Dezember ausgezahlt wird,
• einige der im Stellenplan 2018 geschaffenen Stellen erst im zweiten Halbjahr besetzt werden können.

 

Nach der bisherigen Hochrechnung ist von einem Mehrbedarf in Höhe von 200.000 Euro bis zum 31. Dezember 2018 auszugehen; diese Annahme ist jedoch noch nicht belastbar.

 

Mehraufwand resultiert z. B. aus dem höheren Tarifabschluss (ca. 70.000 Euro) und höheren Sozialabgaben. Außerdem wurde vom Hauptamt im Rahmen der Mittelplanungen im Jahr 2017 ein pauschaler Abschlag für unbesetzte Stellen in Höhe von 500.000 Euro vorgenommen. Wie sich nun abzeichnet, war diese Kürzung zu optimistisch.

 

 

Maßnahmen zur Personalrekrutierung

 

Kosten für Stellenausschreibungen

 

Die Personalfluktuation ist anhaltend hoch. Am Arbeitsmarkt herrscht eine hohe Konkurrenz um gute Fachkräfte. In sehr vielen Bereichen fehlen qualifizierte Fachkräfte, was sich auf die Wechselbereitschaft des Personals auswirkt. Hinzu kommt, dass der Bereich Kinderbetreuung ständig ausgebaut wird und sehr viel Personal erfordert. Auch die Anzahl der Schwangerschaften steigt in der gesamten Verwaltung. Hierdurch entsteht ein erheblicher Aufwand auch zur Nachbesetzung der Stellen.

 

In den ersten fünf Monaten des Jahres 2018 erfolgten bereits 44 Stellenausschreibungen, mehrere Stellen mussten zwei und dreimal ausgeschrieben werden, bis sie qualifiziert besetzt werden konnten. Hierfür waren bisher Mittel in Höhe von 100.000 Euro erforderlich.

 

Hinzu kommt, dass die bisher kostenlose Veröffentlichung auf Interamt, als spezieller Plattform für den öffentlichen Dienst, ab 1. Juni 2018 jährlich 1.500 Euro erfordern wird. Auf die Nutzung dieser Plattform kann nicht verzichtet werden.

 

Die veranschlagten Mittel für Stellenausschreibungen für das gesamte Haushaltsjahr 2018 in Höhe von 120.000,- Euro werden nicht ausreichen. Trotz der Veröffentlichung von Kurzinseraten mit QR-Code sind zusätzliche Mittel in Höhe von voraussichtlich 80.000 Euro erforderlich. Es ist zudem die Aufhebung der globalen Sperrung von 5% für diese Aufgabe erforderlich.

 

Neue Maßnahmen zur Personalaquise

 

Erfolgreiche Personalgewinnung ist der Dreh- und Angelpunkt der nachhaltigen Sicherung der Aufgabenerfüllung der gesamten Stadt. Ohne Fachpersonal ist mittelfristig die ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung nicht gewährleistet. Es muss sichergestellt werden, dass Leonberg auch künftig über die erforderliche Anzahl qualifizierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügt. Dazu ist es erforderlich, neue und innovative Wege zu gehen.

 

Der Einsatz des Bewerbermanagementsystems „check-in“ im März 2017 war ein erster Schritt und hat sich sehr gut bewährt. Die moderne Möglichkeit, sich online zu bewerben wird von ca. 80 % aller Bewerber genutzt. Das Bewerbermanagement ermöglicht der Personalsachbearbeitung schnell zu reagieren. Dies ist wichtig, um sich die besten Bewerberinnen und Bewerber zu sichern. Ohne den Einsatz dieses Programms wäre die hohe Zahl von Stellenbesetzungsverfahren durch die Personalsachbearbeiterinnen nicht mehr leistbar.

 

Es sind jedoch weitere Maßnahmen zur Personalrekrutierung erforderlich, denn inzwischen werden auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes durch sogenannte Headhunter abgeworben. Noch vor wenigen Jahren war dies völlig unüblich.

 

Es wurde daher mit einem Personalvermittler Kontakt aufgenommen und ein Angebot zur externen Unterstützung bei der Personalrekruitierung eingeholt. Es zeigte sich, dass für die Vermittlung zur Besetzung nur einer Stelle ca. 20.000,- Euro Vermittlungskosten anfallen. Ausschreibungskosten kommen noch hinzu.

 

Nach unserer Überzeugung ist es möglich und wirtschaftlich, selbst Karrierenetzwerke für die direkte Ansprache wechselwilliger Fachkräfte zu nutzen. Die Internetplattform XING ist ein sehr weit verbreitetes Karrierenetzwerk, das den über 11 Millionen Mitgliedern in Deutschland ständig Informationen rund um das Thema Beruf und Karriere liefert.

 

Um diese Plattform zu nutzen, ist der „Talentmanager“ von XING für eine Lizenzgebühr in Höhe von 4.700,- Euro brutto pro Jahr erforderlich. Diese Software nutzen auch am Markt agierende Headhunter für ihre Personalaquise.

 

Da diese Rekrutierung einen hohen zeitlichen Aufwand erfordert, ist der Einsatz zusätzlichen Personals erforderlich. Diese Aufgabe kann von den vorhandenen Personalsachbearbeiterinnen nicht zusätzlich geleistet werden. Die Zahl der zu bearbeitenden Vorgänge hat so stark zugenommen, dass trotz der hohen Motivation des Teams keine zusätzlichen Aufgaben mehr übertragen werden können.

 

Im Juli 2018 kommt jedoch eine erfahrene Personalsachbearbeiterin aus der Elternzeit in Teilzeit zurück. Sie verfügt über Erfahrung bei der Personalsuche und Wissen um die Anforderungen der Leonberger Stellen. Mit dem Talentmanager von XING kann sie wechselbereite Fachkräfte herausfiltern, durch direkte Ansprache auf Leonberger Stellenangebote hinweisen und Vorgespräche mit möglichen Bewerberinnen und Bewerbern führen. So kann ein auf Leonberger Verhältnisse angepasstes Recruiting aufgebaut werden. Auch ein sog. Talentpool soll von ihr aufgebaut werden. In einem solchen Pool können Bewerberinnen und Bewerber gespeichert werden, die grundsätzlich geeignet wären, ab aus unterschiedlichen Gründen aktuell nicht eingestellt werden können.

 

Im zweiten Halbjahr 2018 betragen die Personalkosten für die mit 25 % teilzeitbeschäftigte Beamtin ca. 10.000,- Euro. Im Jahr 2019 erhöht sie den Beschäftigungsumfang auf 50 % und soll zusätzlich die Sachbearbeiterinnen entlasten.

 

Ab 2019 fallen für das „Leonberger Recruiting“ dann jährlich 35.000,- Euro für einen Beschäftigungsumfang von 50 % der Beamtin zuzüglich der Lizenzgebühr für den Talentmanager in Höhe von 4.700 € an. Insgesamt beträgt der jährliche Aufwand also nicht mehr, als die Vermittlung von zwei Fachkräften durch einen externen Headhunter.

 

Diese Maßnahme ist zur nachhaltigen und wirtschaftlichen Sicherung des Personalbedarfs geeignet.

 

Weiteres Vorgehen

Erwerb der Lizenz für den Talentmanager, Einarbeitung der Beamtin.

Alternativen zum Beschlussvorschlag

Verzicht auf den Aufbau eines Leonberger Recruitings. Einsatz der Beamtin in einem anderen Bereich.

 

Keine Bereitstellung weiterer Mittel für Stellenausschreibungen mit der Gefahr, dass voraussichtlich ab August keine Stellenausschreibungen mehr erfolgen können. Eine Veröffentlichung zu besetzender Stellen ist dann nur noch über die Homepage und die Arbeitsagentur möglich.

 

 

 

Kontierung	Jahr	verfügbares Budget	Finanzbedarf	Bemerkung
11210000 Personalkosten	2018	37. 272.796	10.000	Personalrecruiterin
42710000 Ausschreibungen	2018	120.000	200.000	80.000 überplanmäßige Aufwendungen. Finanzierung: Die höheren Aufwendungen werden über den Gesamthaushalt gedeckt. Es stehen höher Erträge aus Schlüsselzuweisungen zur Verfügung. Durch die Mehraufwendungen entsteht kein erheblicher Fehlbetrag.
42710000 Talentmanager XING	2018	0	4.700	Bei „Leonberger Recruiting“