Die Abrechnung des Rathausneubaus wird zur Kenntnis genommen.
 

 

Zusammenfassung des Sachverhalts
 

Auf Grund brandschutzrechtlicher, energetischer und baukonstruktiver Mängel war das bisherige Gebäude nicht mehr nutzbar. Die weiteren ausgegliederten Verwaltungsstandorte konnten auch langfristig nicht mehr genutzt werden bzw. hatten ebenfalls einen hohen Investitionsstau. Vor diesem Hintergrund und den hohen Sanierungskosten hatte der Gemeinderat beschlossen, einen Rathausneubau zu erstellen und 4 Standorte zu einem Standort zusammenzuführen. Das Ordnungsamt sollte weiterhin im Historischen Rathaus verbleiben.

 

Nach Erstellung des Raumprogrammes, der Standortfestlegung und der Durchführung eines „Integrierten Wettbewerbsverfahren“ wurde der Zuschlag an Fa. Wolff&Müller und Schaller Architekten erteilt, da diese den funktional und wirtschaftlich besten Entwurf abgegeben haben.

 

Mit dem Bau wurde im Juni 2015 begonnen und termingerecht Ende Dezember 2016 an die Stadt übergeben. Der Abbruch sowie die Fertigstellung der Außenanlagen erfolgte im Anschluss daran. Die offizielle Einweihungsfeier fand im Juli 2017 statt.

Ziele der Maßnahme

Sicherstellung einer zukunftsfähigen und wirtschaftlichen Unterbringung der Stadtverwaltung.

 

Sachverhalt/Sachstand

Gründe für einen Rathausneubau:

 

Auf Grund von brandschutzrechtlichen Mängeln hatte der Gemeinderat die Verwaltung beauftragt, eine umfassende Ermittlung der Gesamtsanierungskosten des bisherigen Neuen Rathauses zu beauftragen. Gegenstand der Untersuchung war auch die Kostenermittlung für einen Neubau bzw. einen Anbau an das bisherige Rathaus.

 

 

Als Ergebnis der Kostenermittlung standen ca. 15 Millionen Euro für die Sanierung des Bestandsgebäudes zur Diskussion. Eine Sanierung mit zusätzlichem Anbau für eine Zusammenführung der Verwaltungsstellen wurde auf ca. 19 Millionen geschätzt. Ein Neubau auf neutralem Grundstück ohne Abbruch und Entsorgung wurde auf ca. 22 Millionen geschätzt. Bei der Sanierung des Bestandsgebäudes wäre eine wirtschaftliche Reduzierung der Raumgrößen nicht möglich gewesen, so dass eine Reduzierung der Büroflächen nicht umsetzbar gewesen wäre. Im bisherigen Rathaus hatten viele Einzelbüros ca. 19 m² (beim jetzigen Neubau wurden in der Regel pro Beschäftigter-/en 12 m² Nutzfläche umgesetzt).  In Büros mit viel Publikumsverkehr und vielen Besprechungen wurden 18 m² Nutzfläche hergestellt. Im Rathausneubau wurden außer dem bisherigen Neuen Rathaus die Verwaltungsgebäude des Technischen Rathauses, dem Postgebäude sowie dem KESS zusammengeführt. Auch für diese Gebäude war zwingend zeitnah eine andere Lösung zu finden, da das Notariat (in welchem das KESS untergebracht war) nur angemietet war und das Gebäude auf Grund der Zentralisierung der Grundbuchämter nicht mehr benötigt wurde und zudem hohe Mietkosten dafür angefallen sind. Das Technische Rathaus war, wie auch das Notariat, nicht barrierefrei und hatte zudem einen hohen Investitionsstau. Das Postgebäude wurde im Rahmen des Stadtumbaus für die noch zu realisierende Stadtachse erworben, ist ebenfalls stark sanierungsbedürftig und somit mittelfristig als Standort nicht mehr zu halten.

 

Aus den genannten Gründen hatte sich der Gemeinderat für einen Neubau entschieden und die Verwaltung beauftragt, ein Raumprogramm zu erstellen, mögliche Standorte zu untersuchen sowie die möglichen Vergabeverfahren für die Bauumsetzung prüfen zu lassen. Auf Grund der großen brandschutzrechtlichen Mängel im damaligen Neuen Rathaus, mussten für eine von der Brandschutzbehörde genehmigten Interimsbetriebszeit (bis Ende Dezember 2016) Sofortmaßnahmen umgesetzt werden um den Betrieb überhaupt noch aufrecht erhalten zu können.

 

Erstellung eines Flächen- und Raumprogramms:

Die Erstellung eines Raumprogramms war zwingend erforderlich um einen möglichen anderen Standort überhaupt prüfen zu lassen und um die voraussichtlichen Projektkosten konkreter einschätzen zu können.

 

Zur Erstellung des Raumprogramms wurde die Firma Drees&Sommer Consulting beauftragt, welche im Rahmen ihrer bisherigen Tätigkeit bereits unterschiedliche Büroprojekte umgesetzt hatte. Parallel hierzu wurde beschlossen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Verwaltung einzuführen mit dem Ziel auch die Registratur- und Lagerfläche in den Büros deutlich zu reduzieren. Hierzu wurde von der Verwaltung das Büro Hüttmann und Partner beauftragt, welches detailliert den künftigen Registraturbedarf für einen Neubau, unter dem Aspekt der Einführung eines DMS, untersucht hat.

 

Innerhalb der Verwaltung wurde eine Projektgruppe installiert, welche den gesamten Vorbereitungs- und Bauprozess begleitet hat. Innerhalb dieser Projektgruppe wurden Projektteams gebildet, welche die anstehenden Fachthemen dann zu klären hatten, um dann die Ergebnisse wieder in die Projektgruppe zurück zu spielen. Die einzelnen Projektteams haben sich mit Themen wie Raumprogramm, Cafeteria, IT-Konzept, Raumkonzept und Abhängigkeiten der Fachämter, Materialität, Möblierung, Technikkonzept und vielen anderen Punkten befasst. Die Ergebnisse und Vorschläge wurden dann dem „Rathausrat“ zur Entscheidung vorgelegt. Der Rathausrat bestand aus Mitgliedern des Gemeinderates.

 

Als Ergebnis der Untersuchung kam heraus, dass ein künftiger Neubau eine Hauptnutzfläche (ohne Verkehrs- und Technikflächen) von mindestens ca. 5.450 m² haben muss (der jetzige Rathausneubau hat eine Fläche von 5.404 m²). Darüber hinaus wurde beschlossen, eine Tiefgarage für 50 Stellplätze zu errichten. Die restlichen baurechtlich notwendigen Stellplätze mussten in den Außenanlagen hergestellt werden.

 

 

 

Standortuntersuchung:

Im Rahmen der Standortuntersuchung wurde beschlossen, das Ordnungsamt aus städtebaulichen Gründen im bisherigen Historischen Rathaus zu belassen. Dies vor dem Hintergrund einer sonst befürchteten Abnahme der Kundenfrequenz in der Altstadt sowie der Tatsache, dass sich die Baukosten für den Neubau deutlich erhöht hätten und eine Sanierung des Historischen Rathauses dadurch nicht entfallen wäre, da ein Verkauf des Gebäudes nicht angedacht war.

 

Die Verwaltung wurde somit von 5 Standorten auf 2 Standorte konzentriert. Eine Zusammen-führung von Verwaltungsstandorten sollte zum einen für den Bürger eine Erleichterung bringen, künftig verschiedene Fachämter in einem Gebäude zu haben um nicht mehrere Standorte ansteuern zu müssen. Zum anderen sollte dies zu einer Reduzierung der Verwaltungskosten führen. Die Einsparung bestand vorrangig in der Reduzierung des Fuhrparks sowie den Wegezeiten der Amtsboten sowie Mitarbeitern.

 

Außer der Möglichkeit, am bisherigen Standort in einem sehr geringen Abstand zum Bestandsgebäude einen Neubau zu errichten wurden noch die Standorte „Technisches Rathaus“ sowie „Postareal“ geprüft. Beide Standorte haben sich als nicht geeignet erwiesen.

Beim Standort „Technischen Rathaus“ wäre das Raumprogramm nur in mehreren Gebäuden auf sehr kleinen Grundstücken umsetzbar gewesen. Dies hätte, auch vor dem Hintergrund einer notwendigen Verbindung der Gebäude und einer Barrierefreiheit, zu deutlich höheren Herstellungskosten geführt. Das Postareal sollte im Rahmen eines Investorenauswahl-verfahrens mit noch weiteren Flächen zur Verfügung gestellt werden, was durch einen Neubau auf diesem Areal die Möglichkeiten einer Gesamtplanung deutlich verschlechtert hätte. Darüber hinaus stand auf Grund der Vermietung des Gebäudes und der Außenflächen an die Post die Fläche nicht im benötigten Zeitfenster zur Verfügung.

 

Vergabefahren:

Auf Grund der zeitlich begrenzten Nutzbarkeit des bisherigen Neuen Rathauses wurde bei der Gegenüberstellung möglicher Auswahl- und Vergabeverfahren zur Realisierung des Projektes das zeitlich am schnellsten umzusetzende Verfahren gewählt. Des Weiteren bestand das Ziel einer möglichst großen Kostensicherheit.

 

Die Wahl fiel somit auf die Durchführung eines GÜ-Verfahrens. Hierbei handelt es sich um ein „Integriertes Wettbewerbsverfahren“.  Bei diesem Verfahren kommen Bauträger, Architekt und Fachplaner zu einem Team zusammen um am Schluss einen Entwurf und einen Festpreis für diesen Entwurf anbieten zu können.

 

Um die für dieses Verfahren notwendige Qualitäts- und Leistungsbeschreibung zu erstellen wurde das Büro Drees&Sommer (D&S) beauftragt. D&S hatte zum einen das günstigere Angebot für diese Leistung abgegeben und konnte zum anderen in dieser Verfahrensart die größere Erfahrung einbringen.

 

Um die Entwürfe aus dem integrierten Auswahlverfahren zu bewerten wurde ein Auswahl-gremium, ähnlich dem eines Preisgerichts (Jury),  eingesetzt. Dieses setzte sich aus Fachleuten (Architekten und Ingenieure), Vertretern des Gemeinderates sowie Vertretern der Verwaltung zusammen.

 

Am Wettbewerb haben insgesamt 7 Bieter teilgenommen, die einen Entwurf und ein Angebot abgegeben haben. Hiervon wurden 6 Bieter zum Wettbewerb zugelassen. Diese Entwürfe wurden vom Auswahlgremium bewertet. Als Ergebnis des Auswahlgremiums stand der Vorschlag mit 3 Bietern in die Vergabegespräche einzusteigen um sowohl beim Entwurf, dem Raumprogramm sowie bei den Kosten Verbesserungen zu erzielen.

 

Als bestes Ergebnis aus den Vergabeverhandlungen ging die Fa. Wolff&Müller Regionalbau GmbH & Co.KG Stuttgart mit Schaller Architekten hervor. Dies insbesondere in Hinblick auf Architektur, Funktionalität und Wirtschaftlichkeit. Im Vergabeverfahren konnte der Entwurf so verhandelt werden, dass auf einen Abbruch des Kassenflügels mit Registraturkeller verzichtet werden konnte. Die Mehrkosten hierfür waren deutlich geringer als eine Interimslösung in einem Container. Darüber hinaus wäre es logistisch sehr aufwendig gewesen, die gesamte Registratur in eine Übergangslösung umziehen zu lassen.

 

Für die Controlling- und Projektsteuerungsleistungen wurde Drees&Sommer beauftragt.

 

Zeitschiene des Projektes:

 

Verfahrenszeit:

• Im November 2012 wurde der Gemeinderat über die vorhandenen Mängel des bisherigen Neuen Rathaus unterrichtet.
• Im April 2013 wurde beschlossen die Sofortmaßnahmen im bisherigen Rathaus zur Sicherstellung eines weiteren Betriebes umzusetzen.
• Im Juli 2013 wurden der Standort des Neubaus sowie der Zeitplan des Projektes beschlossen.
• Im November 2013 wurden das Raum- und Flächenkonzept sowie das Vergabeverfahren beschlossen.
• Im April 2014 wurden die Inhalte der funktionalen Leistungsbeschreibung (LV) beschlossen
• Im Dezember 2014 wurde der Auftrag an Wolff&Müller beschlossen

 

 

Bauzeit:

• Januar 2015: Beginn der konkreten Planungsphase zur Erstellung eines Baugesuchs
• Juni 2015: Baubeginn - Abbruch des alten Sitzungstraktes und Herstellung der Baugrube
• Februar 2016: Richtfest
• Dezember 2016: Übergabe des Rathauses
• Januar 2017: Umzug der Verwaltung und anschließender Abbruch des Bestandsgebäudes
• Juli 2017: Fertigstellung der Außenanlagen und offizielle Einweihung des Rathausneubaus.

 

Der Rathausvorplatz war nicht Gegenstand der Beauftragung an Wolff&Müller und ist nicht in den Kosten enthalten. Es handelte sich um ein separates Projekt des Tiefbauamtes

 

 

Kostenbudget:

Mit Beauftragung des Generalübernehmers wurde ein Projektbudget in Höhe von 24.346.000 EUR beschlossen. Der reine Bauauftrag an Wolff&Müller betrug 23.560.000 EUR. Darüber hinaus wurde ein „Puffer“ für Unvorhergesehenes und Änderungen während der Bauphase in Höhe von 550.000 EUR beschlossen. Als voraussichtliche Gesamtkosten wurden somit insgesamt 24.896.000 EUR beschlossen.

 

Trotz der im Vorfeld vorgenommenen Untersuchungen des Baugrundes und den daraus resultierenden Kostenschätzungen für Aushub und Entsorgung, des auf einer ehemaligen Mülldeponie stehenden Gebäudes, hatte sich gleich zu Beginn der Baumaßnahme herausgestellt, dass Mehraufwendungen in der Gründung erforderlich wurden, da mehr belastetes Material entsorgt werden musste als angenommen und dass Änderungen in der Entwässerung erforderlich wurden. Dies führte bereits zu Mehrkosten in Höhe von 553.000 EUR, so dass das „Puffer“ bereits zu „Beginn“ der Baumaßnahme ausgeschöpft wurde.

 

Darüber hinaus wurde aus energetischen Gründen entschieden, dass eine PV-Anlage auf dem Dach zusätzlich beaufragt wird und die komplette Beleuchtung einschließlich der Tiefgarage in LED ausgeführt wird. Davor war es nur vorgesehen die Verkehrsflächen mit LED auszustatten.

 

Damit weitere anstehende Entscheidungen und Änderungen zeitnah entschieden werden konnten hatten die Verwaltung und die Projektsteuerer dem Gemeinderat empfohlen, für die weitere Handlungsfähigkeit das Budget um 980.000 EUR zu erhöhen. Insgesamt wurden dann ca. 6,2 Prozent an Unvorhergesehenen undsonstigen erforderlichen Mehrleistungen einkalkuliert. Bei anderen Projekten wird in der Regel 10 Prozent vorgesehen.

 

Das Gesamtprojektvolumen betrug somit 25.876.000 EUR einschließlich aller Vorunter-suchungen, Gutachten, Verfahrensbegleitung sowie zusätzlicher Kosten im Rahmen der Bauumsetzung. Die Abrechnung des Vorhabens schließt mit 25.873.074,39 EUR ab, so dass hier eine „Punktlandung“ erzielt werden konnte.

 

Die Gesamtkosten schlüsseln sich wie folgt auf:

 

• Kosten an Wolff&Müller ohne Nachträge (Bauauftrag):   23.560.000,00 EUR
• 91 Nachträge mit Wolff&Müller:                  1.039.335,21 EUR
• Verfahrenskosten, Gutachten, Untersuchungen, Controlling etc.:                        964.605,65 EUR
• Sonstige Kosten für Umzug, Cafeteriaausstattung, Spinde, Trafo etc.)      309.133,53 EUR

 

    Insgesamt:                 25.873.074,39 EUR

 

Weiteres Vorgehen

Der Rathausneubau ist abgeschlossen.

Alternativen zum Beschlussvorschlag

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Rathausneubau		Ansatz:	Ergebnis:
7 5110 001 7006 7 5110 001 7007 7 5110 001 7008	2013-2018	25.876.000	25.873.074,39