1. Der einvernehmlichen Vertragsaufhebung zur Lieferung der 202 Raumluftfiltergeräte zwischen der Stadt Leonberg (AG) und dem Lieferanten Malibu Food GmbH (AN) wird zugestimmt.
2. Das Gremium beschließt die Beschaffung der Luftreiniger für die 26 schlecht belüftbaren Räume sowie der 45 gut belüftbaren Räume.
3. Die Verwaltung wird beauftragt, die erforderlichen Leistungen zur Beschaffung der unter Ziff. 2 aufgeführten Leistungen nach den Anforderungen der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge -VgV- (EU-Vergabeverfahren) vorzubereiten und auszuschreiben und mit der Maßgabe, dass durch die Ausschreibungsergebnisse die Kostenschätzung eingehalten und diese sich im Rahmen des Gesamtkostenansatzes belaufen, an den wirtschaftlichsten Bieter zu vergeben.
4. Die außerplanmäßigen Auszahlungen in Höhe von 250.000 € werden genehmigt.
5. Der Deckungsvorschlag zur Finanzierung der überplanmäßigen Auszahlungen in Höhe von 250.000 € aus dem Investitionsauftrag 712600017201 „Feuerwehr Höfingen Hochbaumaßnahmen“ wird genehmigt.

 

Sachverhalt mit der Stellungnahme der Verwaltung

Chronologische Darstellung der Beschaffung der Raumluftfilter für Schulen und Kitas nach der Genehmigung der Beschlüsse

Nach der Genehmigung der Beschlüsse aus Vorlage 2021/312-04 wurden die Raumluftfilter für 84 Räume im Rahmen eines Offenen Verfahren europaweit in der Zeit vom 15.10. bis 10.11.2021 ausgeschrieben. Nach Prüfung und Wertung der eingegangenen Angebote wurde mit Datum vom 08.12.2021 der Auftrag an den wirtschaftlichsten Bieter, die Firma Malibu Food GmbH (im Folgenden AN genannt) in Höhe von 199.768,66 € erteilt.

 

Abweichend von der Beschlusslage, wurden nicht 84 Luftfiltergeräte, sondern 84 Räume für Luftfiltergeräte ausgeschrieben. In der Ausschreibung wurde darauf hingewiesen, dass pro Raum ein Luftfilter erwünscht ist. Um den Wettbewerb jedoch nicht zu stark einzugrenzen, war es laut Leistungsverzeichnis aber keine zwingende Voraussetzung, ausschließlich ein Gerät je Raum aufzustellen. Diese Vorgabe resultiert aus Informationen anderer Kommunen, bei denen bei einer sehr strikten Auslegung teilweise keinerlei Angebote im Rahmen ihrer Ausschreibung abgegeben wurden.

 

Der AN der nun den Zuschlag erhalten hatte, bot für alle Raumgrößen das gleiche Luftfiltergerät an. Je nach Raumvolumen waren daher jedoch mehrere Luftfilter erforderlich. Beispielsweise sind in einem Klassenzimmer mit 60-70m² 2-3 Geräte erforderlich. Der AN bot daher für 84 Räume in Summe 202 Luftfiltergeräte an.

 

Die 202 Luftfiltergeräte wurden vom AN am 15. und 16.12.2021 geliefert. Dabei wurde von Seiten der Stadt Leonberg der Schalldruckpegel in einem Klassenzimmer überprüft. Die gemessenen Werte waren in Ordnung und lagen im Praxisbetrieb nur geringfügig über 35 dB(A). Laut den Angaben des AN müssen die Geräte korrekt in Stufe 3 betrieben werden, d.h. der erforderliche Luftaustausch für die berechnete Umwälzung pro Stunde wird erst in Stufe 3 erreicht.

 

Am 05.01.2022 wurde festgestellt, dass die ausgelieferten Geräte nicht korrekt betrieben werden. Die Luftfilter befinden sich nicht wie vorgesehen in der Lüfterstufe 3, sondern in einem Automatikbetrieb. Da dennoch auf dem Display die Zahl 3 angezeigt wurde, konnte nicht von einer fehlerhaften Einstellung ausgegangen werden. Im Automatikmodus sind die Luftfilter angenehm leise, werden die Geräte jedoch von Hand auf Stufe 3 eingestellt, ist der Lärmpegel deutlich höher.

 

Am 11.01.2022 erfolgte daher eine erneute Schalldruckpegelmessung. Dabei wurden bei einem Meter Abstand zum Luftfiltergerät in einem Klassenraum des Albert-Schweitzer-Gymnasiums in Stufe 3 60 dB(A) gemessen. Der Hersteller gibt in einem dem Angebot des AN beiliegenden Datenblatt an, dass die Geräte auf Stufe 3 bei einem Meter Abstand einen Schalldruckpegel von 35 dB(A) einhalten. Der Schalldruckpegel muss im Normalbetrieb mit den Anforderungen an einen geordneten Unterrichts- bzw. Kitabetrieb vereinbar sein und soll einen Wert von 35 dB(A) nicht überschreiten.

 

Dieser Mangel wurde daraufhin gegenüber dem AN unverzüglich am 13.01.2022 gerügt und diesem eine Nachfrist zur Mängelbeseitigung bis 31.01.2022 gesetzt. In diesem Zuge wurden auch weitere kleinere Mängel angezeigt.

 

Nach der Klärung über die weitere Vorgehensweise wurde eines der gelieferten Luftfiltergeräte zurückgesendet und vom AN geprüft.

 

Die übrigen Luftfilter blieben zunächst weiter in Betrieb und konnten auf Stufe 2 ohne größere Störungen des Unterrichts bzw. der Kinderbetreuung betrieben werden.

 

Die Stadt Leonberg sowie der Hersteller und der Lieferant bemühten sich um eine zielführende Lösung im Sinne der Nachbesserung.

 

Aus einer ersten Stellungnahme des AN ging hervor, dass das zurückgesendete Referenzgerät nach eigenen Messungen in dessen internen Labors den zu hohen Wert bestätigte und mithin defekt sei. Des Weiteren wurde ausgeführt:

 

„Nach eingehender, technischer Untersuchung des besagten Gerätes hat sich herausgestellt, dass es mutmaßlich bei der Beschaffung der Ansteuerungskondensatoren der Geräte zu Abweichungen gekommen ist. Diese Abweichungen der Kondensatoren führen zu erhöhten Schallwerten, da der Lüfter auf einer höheren Drehzahl gefahren wird. Wir haben uns daher umgehend mit dem Zulieferer dieser Komponente in Verbindung gesetzt, und werden nun alle sich auf Lager befindlichen Kondensatoren genau überprüfen. Ein Austausch dieser Kondensatoren vor Ort ist nicht möglich. Auch lässt sich der Fehler, anders als anfänglich vermutet, nicht durch ein Softwareupdate beheben.

Durch die aktuell sehr hohe Produktionsauslastung sowie eine weltweite Komponenten Knappheit wäre ein Austausch der betroffenen Geräte in ca. 3 Monaten realistisch durchführbar.

 

Wir werden die Geräte daher umgehend, bzw. in Abstimmung mit Ihnen zurückrufen und die defekten Geräte kostenlos gegen neue einwandfreie Geräte austauschen.“ 

 

Nach hausinterner Prüfung und Absprache wurde dem AN daraufhin in einem weiteren Schreiben mitgeteilt, dass ein Zeitfenster von weiteren 3 Monaten Vorlauf plus evtl. weiterer Tage/Monate für den sich hieran anschließenden Austausch der Geräte von Seiten der Stadt nicht akzeptiert werden könne.

Hierbei wurden von Seiten der Verwaltung auch berücksichtigt, dass Stand heute durch die Aussagen des AN weder sichergestellt werden kann, dass diese Zeitschiene eingehalten werden kann noch dadurch sichergestellt ist, dass dann mit den angedachten Änderungsarbeiten an den Geräten auch der Dauerschalldruckpegel (L_pA) von 35 dB(A) an den nächstliegenden Sitzplätzen nicht wieder überschritten wird.

 

Im weiteren Verlauf konnte man sich (juristisch abgestimmt) daher mit dem AN auf eine mögliche einvernehmliche Vertragsaufhebung, durch den beide Vertragsparteien auf mögliche Rechte/Pflichten verzichten, vereinbaren.

Die Bevollmächtigung der Verwaltung zur Unterzeichnung der Vertragsaufhebung soll nun mit dieser Vorlage eingeholt werden.

 

Vom zweitplatzierten Bieter wurden parallel zwei angebotene Luftfiltergeräte als sogenannte Mustergeräte gestellt. Nach einer ausgiebigen Testphase konnten auch diese Geräte mit dem bereits bestehenden „Referenzluftfiltergerät“ SQ2500 der Firma Mann und Hummel verglichen werden.

Die hierbei gemessenen Schalldruckpegel der angebotenen Luftfilter des Zweitplatzierten Bieters lagen bei ca. 48-50 dB(A) im Praxisbetrieb und somit ebenfalls deutlich über den Werten des Luftfiltergerätes SQ2500 der Firma Mann und Hummel mit ca. 43-44 dB(A).

 

Immer wieder erhält die Stadtverwaltung Produktvorstellungen über Luftfiltergeräte die mittels UV-C Bestrahlung die Viren abtöten. Anlass genug diese Technologie als Option für eine erneute Ausschreibung nochmals zu hinterfragen. In der Anlage 1 „technische Anforderungen an die förderfähigen Geräte“ der Förderrichtlinie des Kultusministeriums BW wird als generelle Anforderung auf eine Broschüre von Baua verwiesen. Auszug aus Seite 5 der Broschüre:

Für andere Methoden der Luftreinigung bzw. -desinfektion (z. B. Ionisatoren, Plasmafilter,
Ozon- oder UV-C-Desinfektion) existieren noch keine Prüfnormen zum Nachweis der Wirk-
samkeit unter standardisierten Testbedingungen. Insbesondere für die vielfältigen Einsatz-
bedingungen der Praxis liegen keine ausreichend gesicherten Erkenntnisse vor. Auch sind
zusätzliche Gefährdungen durch freigesetzte Reaktionsprodukte oder Strahlung möglich.

 

Auf dieser Grundlage kann die Verwaltung den Einsatz von Luftfiltern mit UV-C Technik zur Luftreinigung nicht empfehlen. Für die neue Ausschreibung werden weiterhin Luftfilter mit der HEPA-Filtertechnik angefragt.

 

Änderung der Situation:

 

Derzeit wird unter anderem von Lehrern die Anschaffung der Raumluftfilter insbesondere für gut belüftbare Räume eher fraglich gesehen. Die Räume können seit dem 06.12.2021 mithilfe der CO2-Ampeln bedarfsoptimiert gelüftet werden.

 

 

weitere Vorgehensweise:

 

1. Einvernehmliche Vertragsaufhebung für die Lieferung der Luftfiltergeräte für Schulen und Kindertageseinrichtungen zwischen der Stadt Leonberg und dem AN. Unabhängig hiervon hat der Lieferant in der Zwischenzeit alle Luftfiltergeräte zurückgenommen. Derzeit wird die einvernehmliche Aufhebung des Liefervertrages für die Stadt Leonberg als wirtschaftlichste Lösung betrachtet.

 

2. Für die Beschaffung der neuen Raumluftfilter muss neu ausgeschrieben werden:

 

In Abhängigkeit der neuen Bedarfsfeststellung muss die Lieferung der Luftfiltergeräte erneut ausgeschrieben werden. Je nach Umfang der Lieferleistung erfolgt die Ausschreibung erneut im Offenen Verfahren, europaweit oder gemäß UVgO, auf nationaler Ebene.

Auf Basis des nachfolgend dargestellten, aktualisierten Bedarfs, betragen die Gesamtkosten für die Ausstattung von 71 Räumen ca. 250.000 €.

 

Aktualisierter Bedarf:

 

Ursprünglich wurden vom Amt für Gebäudemanagement 34 Räume mit schlechten Lüftungsmöglichkeiten benannt. Bei der Auslieferung der bisherigen Luftfilter im Dezember 2021 und weiterer Vorortbegehungen wurde festgestellt, dass die Anzahl der Räume zu korrigieren ist. Es handelt sich nunmehr um 26 Räume mit schlechten Lüftungsmöglichkeiten.

 

Die Ausstattung der 50 zusätzlichen Räume mit Luftfiltern wurde nach der Genehmigung des Gemeinderats vergangenen September den Einrichtungen zur Verfügung gestellt.

Im Mittel könnte somit jede Einrichtung zusätzlich einen Raum, der gut belüftbar ist, mit Luftfiltern ausstatten. Bei der Abfrage der Einrichtungsleitungen, welche 50 Räume ausgestattet werden sollten, war die Resonanz sehr unterschiedlich.

Die einen Einrichtungen hatten konkrete Pläne, welche Räume ausgestattet werden sollten, andere wiederum sahen auf dieser Basis keine Notwendigkeit. Man könnte gegenüber anderen Kolleg*innen und Schüler*innen nicht rechtfertigen, wieso ein Klassenraum ausgestattet wird und ein anderer jedoch nicht.

So wurden oftmals Flurbereiche als Wunschraum benannt um interne Streitigkeiten zu vermeiden. Das JKG beispielsweise, mit vielen innenliegenden Räumen, meldete für jeden dieser Räume einen Bedarf an.

 

Auf Basis dieser „Bedarfs“-Abfrage aller Schulen und Kitas wurden in Summe 45 gut belüftbare Räume genannt, die mit Luftfiltern ausgestattet werden sollten.

 

Zusammen mit den 26 schlecht belüftbaren Räumen beträgt der aktuelle „Bedarf“ der auszustattenden Räume in Summe 71.

 

Die Verwaltung schlägt vor, auf Grundlage des aktualisierten Bedarfs, die Beschaffung der Luftreiniger für die 26 schlecht belüftbaren Räume sowie der 45 gut belüftbaren Räume erneut auszuschreiben.

 

Wie bereits in der Vorlage 2021/312 erläutert, beträgt die Gesamtzahl von Gruppenräumen in Leonberger Schulen und Kindertagesstätten derzeit ca. 500. Summiert man die Anzahl der Räume an Kindertagesstätten und Schulen für Kinder der Klassen 1 bis 6, ergibt dies ca. 270 Räume.

 

Eine gute Gelegenheit diesen Raumbedarf erneut zu diskutieren und festzulegen, bietet die Schulleiterkonferenz am 21.03.2022. Die Verwaltung wird die gesammelte Meinung der Schulleiter*innen einholen und im Ausschuss darüber berichten.

 

In der neuen Ausschreibung für Raumluftfilter werden folgende Änderungen im Leistungsverzeichnis aufgenommen:

 

• Es sollte ein Gerät pro Raum für die Einhaltung des 5-fachen Luftwechsels pro Raumtyp ausreichend sein, maximal dürfen jedoch bis zu zwei Geräte je Raum zum Einsatz kommen.
• Der Schalldruckpegel am nächstgelegenen Sitzplatz darf in der Praxis 45 dB(A) nicht überschreiten.
• Von den Erstplatzierten Bietern (i.d.R. Top 3) wird die Bemusterung pro Raumtyp verlangt. Hierdurch soll gewährleistet werden, dass die angebotenen Produkte auch tatsächlich den Schalldruckpegel im Betrieb erfüllen.
• die Ausschreibung erfolgt in Losen je Raumtyp

 

Die Frist der Bundesförderung ist aktuell nicht mehr einhaltbar.

Für von der Bundesförderung betroffene Fördertatbestände nach Ziffer 4.1a ist der letzte Abrechnungszeitpunkt der 31.03.2022. Diese Kategorie betraf die aktuell ermittelten 26 schlecht belüftbaren Räume, die priorisiert behandelt werden sollten.

Gemäß Schreiben des Kultusministeriums BW vom 01.12.2021 ist der letzte Abrechnungszeitpunkt für Maßnahmen nach Ziffer 4.1 b-d der 31.07.2022.

Diese Kategorien betreffen die zusätzlichen Luftfilter für nunmehr 45 Räume sowie die Anschaffung der 508 CO2-Ampeln. Die Fördermittel der CO2-Ampeln wurden bereits beantragt.

 

Alternative Beschlüsse:

Alternative zu Ziff. 2:

2.1 Das Gremium beschließt keine Luftreiniger für Schulen und Kitas zu beschaffen und schließt somit eine erneute Ausschreibung aus.

 

2.2 Das Gremium beschließt die Beschaffung der Luftreiniger für die 26 schlecht belüftbaren Räume erneut auszuschreiben.

JA

x

NEIN

 

Kontierung	Jahr	verfügbares Budget	Finanzbedarf	Bemerkung
721109996023 Beschaffung Raumluftfilter Schulen	2022	0 €	167.000 €	außerplanmäßige Auszahlung, 50% davon werden vom Land BW gefördert, die Fördermittel wurden bereits reserviert.
736509996020 Beschaffung Raumluftfilter Kitas	2022	0 €	83.000	außerplanmäßige Auszahlung, 50% davon werden vom Land BW gefördert, die Fördermittel wurden bereits reserviert.
721109993002 Zuwendung Raumluftfilter Schulen	2022	0 €	83.500 €
736509993001 Zuwendung Raumluftfilter Kitas	2022	0 €	41.500 €
712600017201 Feuerwehr Höfingen Hochbaumaßnahmen	2022	500.000 €	250.000 €	Deckungsvorschlag für außerplanmäßige Auszahlung zur Beschaffung von Raumluftfliter.