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Unsere Datenschutzerklärung finden Sie hier » 

Hinweise zum E-Mail-Verkehr

Der Einsatz von E-Mail an nahezu jedem Arbeitsplatz der Stadtverwaltung soll Ihnen die Möglichkeit bieten, schnell und unbürokratisch Kontakt mit uns aufzunehmen. Die Kontaktdaten finden Sie unter Ansprechpersonen, im Bürgerservice, beim jeweiligen Thema sowie über die Suchfunktion (Volltextsuche).

Folgende Punkte sollten Sie beim Verwenden der elektronischen Post beachten:

• Der Mailservice der Stadtverwaltung Leonberg wird für dienstliche Zwecke betrieben. Eine Kennzeichnung der Empfängeradresse - wie dies im Postverkehr möglich ist (mit Zusätzen von "zu Händen von" oder "persönlich") - kann im Mailverkehr nicht angebracht werden. Eingehende Mitteilungen werden deshalb stets als dienstliche Nachrichten betrachtet.

• Der E-Mail-Verkehr mit der Stadtverwaltung erfolgt grundsätzlich unverschlüsselt. Das bedeutet, dass der Inhalt der Mails von Dritten gelesen oder verfälscht werden könnte. Daten, die dem Datenschutz unterliegen (personenbezogene Daten, wie z.B. Name, Anschrift, Geburtsdatum) können wir daher grundsätzlich nur per Fax oder auf dem Postweg versenden, nicht aber per E-Mail.
  Falls Sie uns vertrauliche Informationen senden möchten, bitten wir Sie daher ebenfalls, hierzu die Briefpost zu verwenden.
   
• Für alle Verfahren nach der europäischen Dienstleistungsrichtlinie (EU-DLR) steht abweichend hiervon die elektronische Kommunikation über die virtuelle Poststelle der Stadtverwaltung zur Verfügung. Auf diesem Wege kann jedoch ausschließlich im Rahmen der betreffenden Verfahren verschlüsselt elektronisch kommuniziert werden. Ebenfalls ausschließlich für diese Verfahren können Dokumente, bei denen eine persönliche Unterschrift erforderlich ist, auf Wunsch qualifiziert digital signiert und auf elektronischem Weg verschickt werden.
   
• Unabhängig davon, ob Sie via VPS oder einfacher E-Mail mit uns kommunizieren, können wir derzeit nur elektronisch eingereichte Dokumente bearbeiten, die in den folgenden Formaten an uns gerichtet werden: Portable Document Format (.pdf), Rich Text Format (.rtf), Microsoft Word (.doc), Textdateien im Format ANSI (.txt), Tagged Image File Format (.tif), Joint Photographic Experts Group (.jpeg; .jpg), Graphics Interchange Format (.gif).
   
• Aus Sicherheitsgründen werden ausführbare Datei-Anhänge unter anderem in folgenden Formaten vor der Speicherung im Postfach gefiltert: .exe, .com, .bat, .cmd, .pif., .reg, .lnk, .js, .vbs, .vbe, .scr, .msi, .dll, .ocx. Der Nutzer wird in diesen Fällen benachrichtigt, dass ein Mailanhang ausgefiltert wurde.

Virtuelle Poststelle (VPS)

Datenschutzerklärung zur Nutzung der virtuellen Poststelle
Immer wenn Sie eine Seite der virtuellen Poststelle der Stadtverwaltung Leonberg aufrufen, werden automatisch Daten in einer Protokolldatei gespeichert. Die Daten dienen rein statistischen Zwecken. Sie werden nach 30 Tagen gelöscht.

Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Die virtuelle Poststelle (VPS) der Stadtverwaltung Leonberg ist eine Kommunikationsplattform zur sicheren und rechtsverbindlichen Kommunikation nach § 3a Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG) (Elektronik-Anpassungsgesetz). Das zentrale Element der VPS ist ein Webportal.
Die Stadtverwaltung Leonberg eröffnet diesen Zugang ausschließlich für alle Verfahren im Rahmen der europäischen Dienstleistungsrichtlinie. Möchten Sie in diesem Rahmen eine Anfrage, einen Antrag, eine Beschwerde oder einen Widerspruch an die Stadtverwaltung Leonberg elektronisch einreichen, können Sie dies über die VPS tun. Sie können elektronische Anfragen auch direkt an die zuständige Stelle richten. Eine solche Kommunikation ist jedoch nicht vor dem Einblick Dritter geschützt, während Sie bei der Verwendung der Virtuellen Poststelle verschlüsselt und von anderen nicht einsehbar mit der Behörde kommunizieren können.
Verschlüsselte Mails nimmt die Stadtverwaltung Leonberg derzeit gemäß § 3a Abs. 1 Satz 2 LVwVfG nur über die Virtuelle Poststelle und nur im Zusammenhang mit allen Verfahren im Rahmen der europäischen Dienstleistungsrichtline entgegen.
Bitte beachten Sie, dass für alle Anträge, für die die gesetzliche Schriftform vorgesehen ist, eine rechtswirksame Erklärung nur unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur abgegeben werden kann. Auch solche Anfragen nimmt die Stadtverwaltung gemäß § 3a Abs. 1 Satz 2 derzeit nur über die Virtuelle Poststelle und nur im Zusammenhang mit allen Verfahren im Rahmen der europäischen Dienstleistungsrichtline entgegen. Ausschließlich für diese Verfahren eröffnet sie hiermit einen Zugang für digital signierte und verschlüsselte Dokumente.
Ausnahmen von der Beschränkung des § 3a Abs. 1 Satz 2 LVwVfG erfolgen nur in den durch Landesgesetz nach § 71a LVwVfG angeordneten Fällen.

 

Benutzung der Virtuellen Poststelle (VPS)

Ohne Registrierung und Postfach in der VPS
Sofern Sie kein Postfach in der VPS besitzen, wählen Sie bitte den entsprechenden Link zur Erstellen einer Nachricht ohne Anmeldung. Lassen Sie sich durch die Eingabemasken führen und senden Sie Ihre Nachricht gesichert an die Stadtverwaltung Leonberg.
Ihre private E-Mail-Adresse oder alternativ Ihre postalische Adresse wird verwendet um Ihnen Eingangsbestätigungen und Antworten der Stadtverwaltung Leonberg zu senden. Die Antwort der Stadtverwaltung Leonberg kann in diesem Fall nur in Papierform rechtssicher erfolgen.

Mit Registrierung und Postfach in der VPS
Wünschen Sie einen regulären, bzw. generell gesicherten elektronischen Schriftwechsel mit der Stadtverwaltung Leonberg, melden Sie sich bitte an der VPS an und erstellen eine Benutzerkennung. Ihre private E-Mail-Adresse wird in diesem Fall nur verwendet, um Ihnen Benachrichtigungen über den Eingang neuer Nachrichten der Stadtverwaltung Leonberg zu senden. Die Nachricht selbst wird Ihnen gesichert in Ihr Postfach der VPS übermittelt.
Das https-Zertifikat der VPS wird von allen gängigen Browsern als gültig erkannt. Selbstverständlich können Sie die Echtheit des Zertifikats überprüfen: Das Zertifikat wird übertragen durch ekp.dvvbw.de und vps.kdrs.de, Authentizität überprüft durch GeoTrust bzw. Equifax Secure Certificate Authority.
Merken Sie sich bitte Ihr Kennwort. Sie benötigen dieses Kennwort zum Abruf von Antworten und zum Versenden weiterer Nachrichten an die Stadtverwaltung Leonberg.
Sofern Sie bereits registriert sind, verwenden Sie bitte folgenden Link zum Aufruf Ihres VPS-Postfachs. Sie müssen sich bereits früher einmal an der VPS angemeldet haben, damit dieser Weg funktioniert. Sie können dann alle bestehenden Nachrichten von Ihnen und an Sie aufrufen. Für den Versand einer neuen Nachricht wählen Sie bitte im Postfach links "Neue Nachricht".

Kennwort vergessen?
Wählen Sie den Link Passwort vergessen? auf der Anmeldeseite. Ihnen wird dann die Sicherheitsfrage gestellt, welche Sie bei Einrichtung ihres Benutzerkontos hinterlegt haben. Mit der richtigen Antwort bekommen Sie ein neues Passwort übermittelt.

Allgemeine Informationen zur digitalen Signatur und Verschlüsselung

Die digitale Signatur ist die elektronische Form einer Unterschrift. Es gibt verschiedene Ausprägungen der digitalen Signatur - je nachdem, was mit der Signatur erreicht werden soll bzw. was gefordert ist. Nähere Informationen zur digitalen Signatur erhalten Sie u.a. beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik unter https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/DigitaleGesellschaft/ElektronischeSignatur/elektronischesignatur_node.html.

Verschiedene Anbieter haben digitale Signaturen im Angebot. Eine Übersicht über akkreditierte Zertifizierungsdiensteanbieter finden Sie unter www.bundesnetzagentur.de.

Nutzer, die bereits im Besitz einer Signaturkarte und weiterer Komponenten (z.B. Kartenleser) sind, können diese für das Signieren von Nachrichten verwenden. Hierfür müssen jedoch bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt sein, auf die im Folgenden näher eingegangen wird. Die Nutzung einer Signaturkarte in der VPS setzt derzeit voraus, dass folgende Softwarekomponenten auf Ihrem Rechner installiert sind:

• die Basiskomponenten 2.1 von OpenLimit SignCubes in der Version 2.1.6.3 (siehe http://www.openlimit.com) 
• die Java-Laufzeitumgebung (JRE) von SUN in der Version 1.5.X oder 1.6.X.

 
Bitte beachten Sie: Jede Softwareinstallation ist ein Eingriff in das Betriebssystem. Die Stadtverwaltung Leonberg übernimmt für die genannten Programme sowie für deren Funktion und Gebrauchsfähigkeit keine Haftung oder Gewähr. Alle Urheberrechte liegen beim Programmautor. Bitte beachten Sie die allgemeinen und rechtlichen Hinweise, die die Programmautoren in den Programmen oder Dokumentationen beigelegt haben.

 

Verschlüsselung Ihrer Dokumente
Zur Sicherung der Vertraulichkeit senden Sie Ihre Mitteilungen über die Virtuelle Poststelle an die Stadtverwaltung Leonberg. So werden Ihre Dokumente automatisch verschlüsselt an die Stadtverwaltung Leonberg übertragen.

Annahme signierter elektronischer Post
Die Stadtverwaltung Leonberg bietet über die virtuelle Poststelle (VPS) einen Zugang nach dem Elektronik-Anpassungsgesetz für Verfahren nach der europäischen Dienstleistungsrichtlinie an. Entsprechende Nachrichten über die virtuelle Poststelle, welche mit einer gültigen qualifizierten digitalen Signatur versehen sind, gelten als persönlich unterschrieben und sind rechtsverbindlich.

Versand signierter und verschlüsselter elektronischer Post
Für Verfahren nach der europäischen Dienstleistungsrichtlinie werden Bescheide auf Wunsch qualifiziert digital signiert auf elektronischem Wege verschickt. Alle anderen Bescheide ergehen in Papierform.

Abteilung Geoinformation, Bodenordnung und Vermessung in Zusammenarbeit mit der Online-Redaktion sowie den Fachämtern und Einrichtungen der Stadt Leonberg. Die Nutzungsbedigungen für LeoMaps sowie eine Übersicht über relevante Kontaktadressen finden Sie direkt in LeoMaps, dort unter "Hilfe".

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Verbindlichkeiten und Rechtsgrundlagen

Die in dieser Website enthaltenen Ausführungen dienen der allgemeinen Information. Ein Rechtsanspruch auf eine bestimmte Leistung der Stadt Leonberg kann hierauf nicht begründet werden.
Weiterführende bzw. umfassende Informationen zum jeweiligen Thema erhalten Sie beim zuständigen Sachbearbeiter.

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